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備品管理の方法5選!今日から会社で実践できる便利グッズ

備品の管理方法がうまくいかない

手軽に始められる方法が知りたい

文房具や掃除用品、コピー用紙など会社には様々な備品があります。それらの管理というと最初は誰でも悩んでしまいますが、実はポイントや順番を押さえれば上手にできるようになるのです。

ここでは社内における備品管理の方法やポイント効率化するメリットについて解説します。

【今日からできる】備品管理に効果的な5つの方法

備品管理をする女性
備品や在庫を管理するための具体的な方法について、解説します。

  • 現在会社にある備品全てを把握する
  • 不要なものは捨てる
  • エクセルや備品管理ソフトを使って管理する
  • 保管場所を決めて管理する
  • 置き場所にラベルを貼って管理する

1.現在会社にある備品全てを把握する

備品管理をする時の最初のステップは、会社にある備品の把握をしましょう。
今までしっかりとした備品管理が行われていなかったのであれば、場合によっては備品がさまざまな場所に保管されており、パッと見てわからない状態になっている可能性があります。

そのため、まずは現状でどのような備品がどれくらいあるのかをしっかりと把握する必要があります。無秩序な状態で備品が保管されているのであれば、実際に必要になった時にどこにあるのかすぐにわからずに、業務に支障をきたす恐れがあります。

なんの備品がどれくらいあるのかの備品の種類や数をチェックして、今のオフィスにとって何が不足しているのか、また不必要なものはないのかどうかを精査しましょう。そのうえで、どのように備品管理をする必要があるのかを検討していくようにしましょう。

2.不要なものは捨てる

備品整理を行う際に、そもそもオフィスにとって不要なものがある場合があります。そのような備品は、スペースを圧迫する原因になりますので、思い切って捨てることでスペースを有効的に確保することができます。

壊れてしまったパソコンなどの電子機器やオフィス家具、保管期限を過ぎた書類、絶対に2度と使わないようなものなどは、これを機に破棄しましょう。

3.エクセルを使って管理する

もっとも手軽に備品管理する方法としては、エクセルや備品管理ソフトで管理をするという方法があります。

エクセルで備品リストを作り、備品ごとの在庫の個数や過不足を確認することができるようにすれば、現状の在庫管理ができるだけでなく、経費計算も楽になります。

エクセル以外にも、備品管理用のフリーソフトというものもあります。一からエクセルで表を作成するのが面倒な場合やわかりやすく見やすいものをつくりたい場合に、手軽に備品管理を始めることができます。

また、各在庫について固有ナンバーを振っておくなどをしておくことで、在庫保管場所の把握などを行う際にも役立つことでしょう。

4.備品の保管場所を決めて管理する

備品を保管するときには、いろいろな場所に分散させるのではなく、備品保管用のスペースを作ってそこにまとめるようにしましょう。そうすることで、とりあえず備品が欲しいときにはその保管スペースで探せばよいということになるので、作業効率もアップします。

5.置き場所にラベルを貼って管理する

備品を保管する棚の見える場所に、何を置いているのかがわかるようにラベルを貼っておきましょう。そうすることで、一目見てその棚には何があるのか、自分の探している備品をどこにあるのかを把握することができるので、作業効率をアップさせることができます。

会社で備品管理を徹底する4つのメリット

メリットを把握する女性
備品管理をすることにより、どのようなメリットがあるのかについて解説します。

  • 棚卸しが楽になる
  • 無駄なコストが抑えられる
  • 物品の紛失が少なくなる
  • 業務の効率化につながる

(1)棚卸しが楽になる

どこにどんな備品がいくつあるのかを瞬時に把握することができるので、棚卸し作業を簡略化することができます。また、備品を使用した履歴や補充した履歴も把握しやすくなるので、備品が足りない理由を調べやすくなります。

(2)無駄なコストが抑えられる

すでに大量にある備品を間違って購入したり、使用頻度の少ない備品を買い増ししてしまったりといった不必要な出費を抑えることができます。また、管理をしっかりとすることで、紛失などのトラブルを極力抑えることが可能となります。

(3)物品の紛失が少なくなる

物品の場所を普段から把握しておくと、紛失があった際も早めに気付けるので、素早く対応することも可能になります。

(4)業務の効率化につながる

備品を探す時間やあると思っていた備品がゼロであることによる業務の滞留をできる限り避けることができます。備品探しに使っていた無駄な時間を別の時間に使うことができるため、社内の業務効率化を期待することができるでしょう。

備品管理をさらにスムーズにする3つのコツ

オフィスの様子
適切な備品管理をするための3つのコツについて詳しく解説します。

  1. 社員にルールを周知する
  2. 管理ノートを作成する
  3. 備品管理に便利なアイテムを活用する

1.社員にルールを周知する

企業内の備品をしっかりと把握・管理をするためには、備品管理担当や総務担当者だけではなく、社員全員の協力が必要不可欠です。

社員が備品を使うために持っていくときのルールはもちろんのこと、消耗品の在庫がゼロになってしまったときの補充方法や、追加で備品を購入してほしいときの申請方法などの備品管理ルールを作成して、社員に周知徹底をするようにしましょう。

ルールを作成する際のポイントとしては、あまり複雑で面倒なルールを作成するのではなく、手軽に実行できるようなルールを作成しましょう。複雑にしてしまうと、社員が面倒に思って、守らない人が出てくる恐れがありますので気をつけましょう。

2.管理ノートを作成する

実際に管理ノートを作成するのもよいですし、社内サーバーの共有フォルダなどにエクセルの管理名簿データを保管してもよいです。備品を使ったら、使用数量を記録するようにしておけば、在庫が残り少なくなっているのか、どれくらいの頻度で在庫が減っていくのかを把握することができるでしょう。

3.備品管理に便利なアイテムを活用する

備品の管理が難しくて、作業効率が悪い...

そのような悩みを抱えている人におすすめの商品はカウネットのオリジナル商品です。社内も備品情報やマニュアルをまとめて管理でき、備品の写真やナンバーまで保存できる優れものです。

社内備品の管理を一括管理!「備品管理用ファイル」

購入日・保証期間・設置場所など社内備品の管理を一括管理できるファイルです

取扱説明書や保証書も一緒に収納できる優れものです。


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忘れがちな備品管理の情報を一括管理!「備品管理ファイル用シート」


備品をナンバリング管理できるシールです。

備品管理用ファイルとセットで利用すれば、さらに見やすく備品情報をまとめられます

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【まとめ】備品管理の方法を会社で実践して業務効率化を!

喜ぶ女性ここで今回の記事のおさらいをしましょう。

【備品管理の5つの方法】

  • 現在会社にある備品全てを把握する
  • 不要なものを捨てる
  • エクセルや備品管理ソフトを使って備品管理
  • 備品の保管場所を決めて管理
  • 置き場所にラベルを貼って管理

【備品管理をしっかりする4つのメリット】

  • 棚卸しが楽になる
  • 無駄なコストが抑えられる
  • 物品の紛失が少なくなる
  • 業務効率化ができる

【備品管理を上手に行う3つのコツ】

  • 社員にルールを周知する
  • 備品管理データを作成・共有する
  • 備品管理に便利なアイテムを活用する

備品管理は、片手間になってしまうことが多いのですが、しっかりと管理することによって、会社全体の業務効率化を期待することができます。

エクセルを使用したり、フリーソフトをなどを活用すれば、簡単にそしてわかりやすく備品管理票を作成することができます。適切な備品管理をするために、まずは社内の備品の洗い出しをしてみてはいかがでしょうか。
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