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社内コミュニケーション活性化のための4つの方法と企業事例

コミュニケーションが不足することで、職場の雰囲気が悪くなったり生産性が低下したりすることがあります。ビジネスをしていくうえでコミュニケーションはなくてはならないものです。

今、こうした職場でのコミュニケーション不足解消に取り組む企業が増えています。本記事では、コミュニケーションの活性化に役立つ方法やツール、企業事例についてお伝えします。

企業にとって社内コミュニケーションが必要な理由

社内の風通しをよくするため

業績のよい企業の共通する特徴として挙げられるのが、社内コミュニケーションです。縦・横の綿密なコミュニケーションが取られているため風通しがよく、全体がチームとしてプロジェクトに取り組むことができます。

社員のモチベーションを上げるため

上司と部下間の縦のコミュニケーションを確立していると、部下のモチベーションを上げられます。

各業務の必要性や課題、目標意識をコミュニケーションを通して共有できているので、「やらされている」仕事ではなく、責任感をもって取り組めます。

また上司も部下の状況を確認できているので、ミスに対しても最小限の被害でカバーできます。

他部署との連携を取りやすくするため

他部署との連携をする横のコミュニケーションも大切です。横のコミュニケーションが不足すると、基本的な報告・相談・連絡があれば防げるような初歩的なミスが起こります。

逆に活性化すると、お互いの得意不得意や専門知識、経験を活かし合いながらの連携が可能となります。

コミュニケーション不足を解消した取り組み事例

フリーアドレス(マイクロソフト)

フリーアドレスとは、社員が個々のデスクを持たず、自由に働く席を選べるオフィススタイルです。

マイクロソフトの新しい品川本社ではフリーアドレスを採用し、無駄になった60%のデスクをより有効な投資に利用しています。デスクが少なくなった分開放感が増し、「Hubスペース」と呼ばれるオープンスペースのおかげで気軽なディスカッションが可能となりました。

以前は会議室の予約が取れるまでは会議が開けませんでしたが、今は短時間で集中した会議が開かれ、より質の高い意思決定が可能となりました。

Skype for Businessの利用(日本ビジネスシステムズ株式会社)

日本ビジネスシステムズ株式会社では、出産・育児や介護などとも両立させたワークスタイル実現のためにSkype for Businessを導入しました。

例えば子育て中の女性社員が子どもの急な発熱で病院に行き会議に間に合わない場合でも、Skype for BusinessのインスタントメッセージやWeb会議機能を使えば、社内にいるのと変わらない形で会議に参加できるなど、柔軟な働き方をサポートするためのツールとして活用されています。

社内研修で交流促進(面白法人カヤック)

面白法人カヤックでは創業当時から続く、「ぜんいん社長合宿」という社内研修があります。社員全員が社長になったつもりで会社の理念を真剣に考え、社員同士でコミュニケーションをとることで、会社としてのチームワークを向上させる目的があります。

社員のコミュニケーションを活性化させる4つの方法

①リフレッシュスペースやカフェスペースを作る

普段の業務から一歩外れたところでリラックスして他の社員と時間を過ごせるのがコミュニケーション活性化のカギといえます。

普段接点のない部署の社員とも接点を持つことで、今までなかったアイデアが生まれることもあり、休息する時間が業務の生産性も高めてくれます。

例えばソファや机を置くことによって、従業員同士のコミュニケーション活性化を促進する狙いがあります。

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例えばカウネットの「ソファ」なら、コンパクトなのにたくさん座れる組み合わせができます。リフレッシュスペースにも最適なソファですね。

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②社内研修でチームワークを高める

目的を持った社内研修も効果的です。例えばコミュニケーションを活性化させるなら、「イエスアンド」が定番です。

イエスアンドとは、相手の反論や反対に対して、「実は」「そして」「したがいまして」といった接続詞を使用する話法です。イエスアンド話法を使うことで、2人1組で相手の考えを受け入れながら自分の意見を伝える力を磨きます。

会話を続けるコミュニケーションを培うことで、チームとして問題に取り組む力が高まります。

③コミュニケーションツールを利用する

これまでは電子メールが一般的でしたが、グループでの連絡がしづらいデメリットもありました。コミュニケーションツールなら、プロジェクト単位やチーム単位でグループを作成し、担当を横断する形で円滑なメッセージのやり取りが可能です。

④社員同士のシャッフルランチ制度

シャッフルランチとは、ランダムに割り当てられる他の社員と1対1または複数人でランチを食べる福利厚生制度です。一度食事を共にすると、普段のオフィスでも自然と会話が弾むようになり、社内の縦横のコミュニケーション活性化に効果的です。

社員のコミュニケーション活性化に効果的なツール3選

①chatwork

個々のメッセージのやり取りはもちろん、グループチャット機能、タスク機能、ファイルの共有など、ビジネス利用で役立つ機能を備えています。スマホやタブレットで利用できるアプリも対応しているため外出先でも便利です。

チームでの業務がリアルタイムにスタッフ全員に伝わるため、連帯感を強めることができます。

②slack

slackはアメリカ発のビジネスチャットツールです。備わっているのはグループチャットなど最低限の機能ですが、約300の外部サービスとの連携が可能です。スムーズに情報を連携でき、コミュニケーションも円滑になります。

また、利用用途に応じてサービスを追加できるカスタマイズ性に人気があり、デザイナーなどのクリエイティブな現場に向いているといえます。

③Skype for Business

Skype for Businessの強みはオンライン会議機能です。最大6人までライブで同時にHDビデオ会議に参加できます。また固定電話などにも通話可能なのもSkypeならではのサービスです。

テレワークスタッフがいる現場でのコミュニケーションを助けてくれます。遠隔でもその場にいるかのように仕事できるのは、チームワークを向上させますね。

社内でコミュニケーションを活性化させるアイデアをおさらい

コミュニケーションは企業の風通しをよくしたり、社員のモチベーションを上げたり、他部署との連携を取りやすくするために必須な課題です。今回ご紹介した実例をまとめてみましょう。

【取り組みに成功した事例】

  • デスクを固定しない「フリーアドレス」
  • リモート機能が充実の「Skype for Business」
  • 社員同士のコミュニケーションを活性化させる社内研修

【コミュニケーションを活性化させる方法】

  • 社員同士の憩いの場となる「カフェスペース」の設置
  • イエスアンドなど、コミュニケーション力を磨く「社内研修」
  • 働き方を変える「コミュニケーションツール」を利用
  • 一緒の食事時間が仲間意識を生む「シャッフルランチ制度」

コミュニケーション不足を解消して生産性を上げるには、ただやみくもに取り組むのではなく、コミュニケーションが不足している原因を見極めて、対応する解決方法を導入することが重要です。

今回ご紹介したchatworkやslack、Skype for Businessといったツールも有効活用して、コミュニケーションを活性化させましょう。

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