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経費削減はアイデアで実現可能!オフィスの固定費を節約する方法

「経費を削減できないか…」
「経費削減のためにどこから手をつけたら良いかわからない」

このような企業の経費削減をしたいと考える経理担当などの方は少なくないのではないでしょうか?

事業を行ううえで、企業の利益と切っても切り離せないのが経費です。しかし、経費ばかり増えてしまうと、思ったように利益が上がらなくなってしまいます。利益を上げるために、余計にかかっている費用を削減することは非常に大切なことです。

本記事では経費削減に結びつけるためのアイデアを事務経費・消耗品、人件費、通信費、電気代の4つに分けて解説いたします。

事務経費・消耗品削減につながる5つの経費削減アイデア

(1)社内書類を減らしてペーパレス化する

ペーパレス化は紙やプリンターなど印刷にかかる経費削減に効果があります。会議資料や部門間の連絡資料等は紙を使わずに、電子化してパソコンやタブレット、スマートフォンなどで見るようにしましょう。

例えば、1枚あたり約3.7円かかるモノクロ印刷を1日に1000枚を電子化すると、1ヶ月22営業日とすれば1ヶ月に81,400円の経費削減が可能になります。

(2)FAX・郵送を極力なくしてPDFにてメール送信

PDFにてメール送信には、複合機使用料や郵送費などの経費削減や業務効率化の効果があります。

社内業務や支社間の連絡を極力PDFにてメール送信することで、処理待ち・承認待ちの時間が短縮されます。これにより、FAXや郵送などによって生じていた複合機使用料・郵送費を削減でき、処理待ちによって先に進めることができなかった業務を前に進めることができるという効果があります。

(3)カラー印刷は必要最低限にする

カラー印刷を必要最小限にすることで、印刷にかかる費用を削減することができます。
一般的なカラー印刷には1枚あたり約13.5円のコストがかかります。モノクロ印刷の場合は約3.6円であるため、不必要なカラーコピーを極力避けるだけで、大きな費用削減効果があります。

本当にカラー印刷が必要なもの(プレゼン資料など)以外は、できるだけモノクロ印刷にすると良いでしょう。

(出典:RICOH SP C420e ME

(4)トナーはリサイクル品を使用する

コピー機や複合機などの印刷機のインクトナーをリサイクル品に変えるだけで、消耗品にかかる費用を削減することができます。リサイクル品のインクトナーは純正のものに比べて、一例ではありますが10分の1で購入することが可能になります。
印刷品質に不安がある場合は、社内用・社外用でプリンターを分けるのも一つのアイデアです。

(5)オフィス消耗品は個別ではなく共有にする

文房具などのオフィス消耗品をチームや課、係などで共有にすることで、個別にするよりも消耗品にかかる費用を削減することができます。

保管場所を固定することで整理整頓しやすくなり、消耗品の紛失を予防することもできます。また個数も把握しやすくなるため、定量的な発注の判断ができます。

人件費削減につながる3つのアイデア

(1)格安クラウドサービスの経理システムを利用する

経理システムを利用することで、これまで毎月の経費処理にかかっていた時間や人件費を削減することができます。

中小企業にとって毎月の経費処理は時間もかかり、非効率的な仕事の一つです。
クラウドサービスの経理システムの中には、格安の使用料で自動的に銀行データから経費仕分けや記帳を作成してくれるものもあります。経費処理にかかっていた時間をより有効的に使えるようになります。

(2)クラウドを利用した管理・業務の効率化をする

クラウドサービスを利用することで、余計にかかってしまっていた人件費を削減することができます。

今までは、デスクに戻ったり、会議を開かないと確認・共有できなかったデータにも場所を選ばずどこでもアクセスできるため、業務の効率化を図るうえで外せないアイデアです。

勤怠管理だけでなく、業務の大幅な効率化のためにクラウドサービス導入を決定する企業が増えています。

ソフトウェアを購入するのではなく、クラウドサービスを利用することで初期費用を低く抑えることができ、なおかつアプリケーションやソフトウェアのメンテナンスは提供会社が行い、常に最新の状態にアップデートされます。

セキュリティ面も自社で構築する必要がないため、クラウドサービスは大企業だけでなく中小企業にとっても導入を検討するメリットの多いアイデアです。

(3)社員の残業時間を減らす

社員への残業代は業界によって金額は異なりますが、それなりにかかってしまいます。平均的に、1人あたり1ヶ月2万7,940円の残業代が経費としてかかっています。仮に社員が100人の会社の半分が残業した場合には、13万円もの残業代がかかってしまいます。
(出典:厚生労働省毎月勤労統計調査平成30年3月

また、企業にとって社員の残業には多くのデメリットがあります。残業費の発生、仕事効率の低下、社員の生活満足度低下など挙げればキリがありません。

そこで残業時間を減らして経費削減を図りましょう。ノー残業デーを設けて18時に照明を落としている企業もあります。また業務改善ツールを取り入れることで業務効率を上げて、定時までに仕事を終えられるようにすることもできます。

(4)AIを利用したシステムの導入する

すでにAIは未来のモノではなく、中小企業の中にも導入を決めたところが数多くあります。

例えばある企業では実際にレジにAIを導入することで商品の料金を自動で計算して表示するため、新人、ベテラン関係なく業務スピードが向上しました。また、あるタクシー会社は配車需要を予測するのにAIを活用し適当な人員配置を進めています。

このようにAIを活用することで今まで当たり前だった作業もより効率化できる可能性があります。

通信費削減につながる3つの経費削減アイデア

(1)社員の携帯電話の見直し(個人端末の利用など)

携帯電話会社と法人契約を結び、社員全員に業務用携帯を支給するのは通信費として大きな経費となります。また社員も個人用と2台の携帯を持つためかさばります。

そこでセキュリティ対策は必要ですが、社員の個人端末を業務用にも利用する(BYOD)ことで、会社の経費は大きく軽減することができます。多くの社員の方がスマートフォンなのでアプリケーションを利用したビジネスチャットなどの導入もしやすくなります。

(2)インターネット利用費の見直し

日本全国には約5,000ほどのプロバイダが存在するといわれていています。その中からオフィス規模や業務形態に合ったプロバイダを見つければ、毎月数千円以上のインターネット利用費削減も可能です。

(3)電話回線の数の見直し

インターネットが普及するのに応じてビジネスの場面でもEメールやアプリケーションを利用しての連絡の頻度が高くなっています。電話を利用する機会は逆に減少している企業がほとんどです。

そこで契約する電話回線の数を見直すことで毎月のオフィスの経費削減につながるかもしれません。

電気代削減につながる3つの経費削減アイデア

(1)オフィスの空調を工夫する

オフィスの空調は簡単に電気代削減を成功できる分野です。冷房は設定を1℃上げるだけで約10%の節電、暖房は2℃下げると約7%の節電になります。
(出典:ダイキン

社員の中にも暑い・寒いなどの様々な意見があるとは思いますが、それぞれの場所に最適な空調にするようにしましょう。

(2)オフィスの照明代を節約

環境省によるとオフィスで一番電気を消費しているのは照明で、全体の約40%を占めています。そこで間引き点灯したり、人感センサーを取り付けたりするだけでも電気代削減につながります。また出勤時間を1時間早くする取り組みを実施して、電気代削減に成功した企業もあります。

(3)オフィスのOA機器に関する節約

OA機器の多くは基本電源を常に入れた状態で使用している企業がほとんどです。待機電力と呼ばれる無駄な電気を消費しないために、スイッチ付きのOAタップや複数のOA機器を複合機1台に統合するなどで、毎月のOA機器にかかる電気代を削減可能です。

経費削減のアイデアをおさらい

今回ご紹介した経費削減のアイデアをまとめてみましょう。

【事務経費・消耗品費】

  • 電子機器を使って紙の書類を削減
  • FAX・郵送から、PDFを活用してメール送信
  • 複合機使用やリース台数を減らして削減
  • 不必要なカラー印刷は避ける
  • トナーはリサイクル品と正規品を上手に使い分け
  • オフィス消耗品は保管場所を指定して整理整頓
  • 自動仕分け機能のあるクラウド経理サービスを利用

【人件費】

  • クラウドで柔軟な働き方を実現
  • 照明を工夫したりして残業時間削減
  • AI利用で業務を徹底効率化

【通信費】

  • 個人端末を社用にするのも効果的
  • プロバイダ切り替えで通信費削減
  • 昔からの電話回線数の見直し

【電気代】

  • 空調の温度設定で電気代節約
  • 照明の工夫で地道に節約
  • OA機器をまとめて電源管理

毎月かかる企業の経費の一つ一つに注目すると、経費削減のためにできることがたくさんあることがわかります。ご紹介したアイデアを参考に、経費削減を目指しましょう。不必要な経費を削減することで、企業の利益を確保できます。

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