オフィスのお悩みレスQ

オフィス移転のスケジュールをしっかり作るために知っておくべきこと

オフィスの移転に伴い、現在のオフィスの解約や新オフィスの選定、移転等手続きなど、「やることが多すぎて何から手をつけたらよいのかわからない...」という事業主の方も多いでしょう。

本記事では、現在のオフィスの解約から原状回復、新オフィスの選定や引越作業、内装工事など移転に関するスケジュールについて解説します。

新オフィスへの移転スケジュール

ここでは、新オフィスへ移転するまでのスケジュールについてわかりやすく順を追って解説していきます。

現在のオフィスの解約期間の確認

オフィス物件の場合は、6カ月以上前から解約を申し出ることなどが契約で定められていることが多いので、解約の期間を確認して、原状回復工事にかかる費用などを算定するようにしましょう。

新オフィスの物件探し

現オフィスの解約期間を確認して、新しいオフィスの物件探しを始めます。社員の通勤アクセスや取引先との関係などを考慮したうえで、移転先の選定を行うケースが多いです。

新オフィスが決定したらレイアウトを考える

オフィス用の物件は、オフィス仕様になっているので、本来でしたら改装する必要はありませんが、デスクの配置や部署を隔てるパーティションの設置などで、内装工事を行う必要が出てきます。

オフィスは、社員同士が交流できて、意見やアイデアを引き出せる構造が理想的です。最近のオフィスデザインの中には、カフェのようなリラックスできるタイプや、北欧の家具で統一されたスタイリッシュなオフィスなど、個性的で機能を重視したタイプが多いようです。

内装工事を依頼する場合には、業者のこれまでの施工事例を参考にするなどして、考え方やコンセプトに合った業者を選択するようにしましょう。

業者の選定が終わったら、工事の担当者にオフィスのコンセプトや社員に実施したアンケートなどを提示して、日程や予算、スケジュールなどの詳細を話し合います。

電気・通信・水道などの設備業者との連絡

オフィスは、電気コードやパソコン用ケーブルなどが張り巡らされて足下が混雑していることがよくあります。できることなら床下に電気配線やケーブルが収納できるタイプのオフィスが理想的です。

新しいオフィス物件の場合は、既に床下に配線を収納するタイプが主流になっています。

古いビルをリノベーションしたオフィスの場合は、床下の電気配線工事ができないことがあります。その場合は電気工事業者と相談して、スッキリとした配線工事を依頼するようにしましょう。

オフィス物件では、既に水道工事が行われているはずです。しかし、こだわりのある大幅な改装を行う場合には水道工事が必要になってきます。

大幅な改装を行う際は、電気工事や通信工事、水道工事などの各業者に同時に出席してもらって打ち合わせを行うようにしましょう。工事内容によっては、業者間の連携や工事を行う順番などを打ち合わせる必要があります。

各種工事発注

電気工事や通信工事、水道工事など、改装に必要な業者に集まってもらって、打ち合わせを行ったら、それぞれの工事を担当する業者と、契約を結び発注します。

設計事務所や工務店などに工事を発注する場合は、各業者間の調整などを一手に引き受けてくれるので、会社側の業務が大幅に削減できます。

工事着手

業者が工事に着手したら、工事の管理担当者とこまめに連絡を取り、スケジュール通りに工事が進んでいるのか確認するようにしてください。

工事が集中する時期は作業が遅れがちになるので注意が必要です。あらかじめ、工事が遅れた場合には損害が発生することなどを設計事務所や業者に伝えて、契約書にもその旨を記述しておくと安心です。

原状回復工事のスケジュール

オフィスの移転にともなって、原状回復工事が必要になります。原状回復工事はどこまでの範囲を指すのか、あらかじめ管理会社などと話し合っておくことが大切です。

壁紙のはがれや、タイルなどの劣化は長年使用していたら当然発生します。しかし、経年劣化による傷みは、入居者の責任範囲ではありません。

間仕切り目的のパーティションなど、新設や増設したものは撤去すること。また、オフィス入居前になかったものを移設した場合には元の状態に戻すこと。以上の2点が一般的な原状回復の考え方です。

国土交通省住宅局では、原状回復工事に関するトラブルを防ぐためにガイドラインを出しています。
これによると、入居時や退去時には壁や床、天井、トイレなど各箇所ごとにチェックリストを作成して、損耗等の状況や原状回復の内容について、賃貸人と賃借人の双方が認識を共有することなどが定められています。

チェックリストがある場合は、原状回復工事を行わなくてはいけない箇所だけをピックアップして工事が行えるので、わかりやすくなります。

入居時に原状回復工事は不要とする契約を結んでいる可能性もあるので、契約内容をよく確認してから、原状回復工事が必要かどうか判断するようにしてください。

原状回復工事が必要と判断した場合は、業者と打ち合わせを行って、スケジュールや予算などを決定し、発注という形になります。

出典:国土交通省住宅局(原状回復をめぐるトラブルとガイドライン)

原状回復工事の見積依頼

賃貸人と賃借人の双方による原状回復工事を行う箇所の確認が終わったら、業者へ見積もりを依頼します。見積もりを行う場合は、現状を業者に確認してもらうようにしましょう。

見積額は各社で異なるので、複数の改装業者に見積もりを依頼して、できるだけ安い業者を選択します。

また、新しいオフィスの改装工事を設計事務所や工務店などに依頼している場合には、原状回復工事も同時に引き受けてくれることがあります。業者の調整や対応に手慣れたプロに依頼したほうがコストダウンになる可能性が高まります。オフィス移転にかかわる業務を一括で管理してくれるので、会社側の負担軽減にもなります。

業者決定・発注

原状回復工事を行う業者が決定したら、スケジュールや予算に関する契約書を結び、工事を発注します。

原状回復工事

原状回復工事が始まったら、工事管理者と連絡をこまめに取り、スケジュール通りに工事が行われているか確認します。

新オフィスへの引越作業に関するスケジュール

引越に関するマニュアルの作成

オフィスの移転が決まったら、引越に関するマニュアルを作成して、全体像を見ながらワークフローを作成するようにしてください。ワークフローが完成したら、その内容にしたがってオフィス移転にかかわる業務を履行してください。

完成前に移動できるものの移動

新しいオフィスが完成する前に移動できるものがあれば、あらかじめ移動しておくと、引越当日の手間が省けます。

残りすべてのものの移動

引越作業は、短時間で行う必要があるので、あらかじめ、運搬するものの配置場所や廃棄するもののリストを作成して振り分け、スムーズに引越し作業が完了するようにしてください。

物件引き渡し

引越作業が完了したら、管理会社の立会いのもと、物件の引き渡しを行います。

まとめ

今回は、オフィス移転に関するスケジュールについて順を追って詳しく解説してきました。

オフィスの移転で気になるのは原状回復工事ではないでしょうか。「原状回復工事にあまり予算を使いたくない」と誰しもが思うはずです。いらぬトラブルを予防するためには、どこまでが原状回復の範囲なのか、賃貸人と賃借人の双方が認識を共有することが大切です。

これからオフィスの移転を検討している方は参考になさってください。

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