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オフィス移転時のチェックリストを徹底解説!【解約〜取引先の対応】

社員数の増加や会社の営業活動にとってよい拠点に変えるため、オフィスを移転する際、「何から手をつけたらよいのかわからない」という人は多いと思います。

本記事では、現在のオフィスの解約や新しいオフィスの選定、手続き、契約をはじめ、オフィスの内装プランニングまで解説。さらに、移転に伴う取引先や顧客への連絡方法についても解説します。

現在のオフィス移転時の解約の時のポイント3つ

【ポイント①】契約書の確認

オフィスを移転する際には、現在入居している物件の契約書を確認して、仲介会社へ退去の予告を行います。退去の予告は必ず、新しい入居先が決まってから行うようにしましょう。

オフィス物件の場合は事前(数カ月前)の退去予告が必要な場合があるので、必ず契約書を確認するようにしてください。

【ポイント②】敷金

現在契約中のオフィスの退去時に返還される敷金がいくら返ってくるのかを仲介会社に確認します。

【ポイント③】原状回復

一般的なオフィス用物件では、原状回復の工事などは不要です。ただし、入居の際に大きな改装工事を行った場合には、原状回復の工事が必要になります。

オフィス移転時チェックリスト

①現在の契約書の確認
②解約予告をする
③敷金の返還ついて確認する
④原状回復(業者選択)
⑤原状回復(スケジュール・コスト確認)
⑥原状回復工事

新オフィス選定時に重要なポイント4つ

【ポイント①】立地選定

オフィスの立地は、取引先との距離や、社員の通勤時間などを考えて選定する必要があります。

【ポイント②】アクセス

オフィスへのアクセス環境はとても重要なポイントです。駅の近くにある物件でしたら、社員の通勤時間も短縮できます。また、社員の自宅から遠い立地に引っ越した場合は、交通費の出費がかさむことになります。

駅近物件は家賃が高くなりますが、さまざまな兼ね合いを検討したうえで選定するようにしましょう。

【ポイント③】オフィスの周辺環境

オフィスの周辺はどのような環境なのか、あらかじめ下調べしてから移転先を選定する必要があります。線路に隣接している、または高速道路に隣接しているような場所は、騒音対策が整っているのか確認しておきましょう。

【ポイント④】オフィスの設備

オフィスに駐車場や駐輪場があるのか確認してから選定するようにしましょう。特に営業関係などの車で移動することが多い場合は、駐車場は必須です。

新オフィス選定時のチェックリスト

①立地調査
②アクセスの確認
③周辺環境の確認
④候補対象の確認

  • 築年数やエレベーターの有無・エントランスの広さ・駐車場や駐輪場の有無
  • 採光・通風・水回りの状況・通信設備・電気・ガス・水道
  • セキュリティ設備の有無・非常口の有無
  • 賃料・敷金・礼金などのコスト確認

新オフィスの契約や手続きで大事なポイント4つ

【ポイント①】賃貸契約

オフィスの賃貸契約は、現在入っている物件の退去予告を行う前に済ませることが原則です。退去したけれども、次のオフィスに入居できない、というような事態を避けるための対策です。

【ポイント②】電気

オフィスでは、冷暖房設備やたくさんのパソコン、OA機器などが稼働するため、大量の電気を必要とします。入居する前に家庭用電源なのか業務用電源なのか、また、電気の容量などを確認しておくことが大切です。

【ポイント③】ガス

食事の用意などでガスを使用する場合には、ガス設備が整っているのかも確認しておく必要があります。ガスの開始日なども事前に仲介会社と打ち合わせしておきましょう。

【ポイント④】水道

水道も、オフィスには必要不可欠なライフライン。入居日に合わせて開栓してもらえるように手配しておきましょう。

オフィスの賃貸契約にともなうチェックリスト

①契約に伴う入居希望日の設定
②事務所の賃貸に関する契約
③電気に関する契約
④ガスに関する契約
⑤水道に関する契約
⑥電話やプロバイダなど通信設備に関する契約

新オフィスの内装・機器などのオフィスプランニングのポイント

【ポイント①】新オフィスの内装

オフィスの移転には多額の費用がかかります。できるだけ内装などには費用をかけたくないという方が多いのではないでしょうか。しかし、環境やオフィスの内装デザインは社員のモチベーションに影響します。

スッキリとした働きやすい環境でスタートするためには内装へのこだわりも欠かせません。

【ポイント②】什器備品

社員の健康に配慮したデスクや椅子を選ぶことが大切です。例えば、長時間パソコン作業を行う場合には、疲れにくい椅子を選択する、または、定期的に休息ができる休憩スペースを設けるなどして、社員のモチベーションアップにつなげましょう。

【ポイント③】OA機器など

オフィスを機能的に稼働させるためには、必要となるOA機器の導入が欠かせません。引越しを期に、不足していたOA機器などを追加するようにしてください。

オフィスプランニングにおけるチェック項目

①オフィスのレイアウトや内装に関する業者選定
②業者決定・発注
③具体的なレイアウトや内装の確認
④工事日の決定・着手
⑤什器備品の選定・発注
⑥OA機器の選定・発注

取引先や顧客に対する連絡のポイント

【ポイント①】挨拶状の送付や移転案内など

オフィスを移転させる際に忘れてはならないのが、取引先や顧客への挨拶状の送付です。挨拶状や移転案内の送付は、オフィスを移転する1カ月前には発送し終えるようにしてください。

挨拶状には

①日頃お世話になっている挨拶の言葉
②移転したことを知らせる内容(新住所・電話番号・新住所での営業開始日・地図など)
③今後も変わらぬお付き合いをお願いする挨拶の言葉

以上の3点を忘れずに入れるようにしましょう。

【ポイント②】取引先や顧客への対応リスト

①移転案内の送付先をリストアップ
②案内状の作成
③発送

まとめ

オフィスの移転が決まったら、まず何から着手してどういう順番で行えばスムーズに移転作業が行えるのかワークフローを作成するようにしましょう。

また、チェックリストを作って作業にもれがないようにする対策も忘れてはいけません。移転する際の順番なども重要なポイントです。新しいオフィスが決まってから、現在のオフィスの退去予告をすることなど、順番を間違えないようにしましょう。

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