オフィスのお悩みレスQ

【フリーアドレス6つのデメリット】失敗しない方法を徹底解説!

「フリーアドレスの導入を考えているんだけど…」

「どういうデメリットがあるの?」

オフィスの中で、各社員の固定席を作らないフリーアドレス。会社全体に影響する事なので、会社で導入するかどうかは慎重に考えないといけません。

この記事では導入して想定されるデメリット解決策メリットを順にご紹介します。

参考にして導入の検討をしてみましょう。

フリーアドレスのデメリットって何があるの?

フリーアドレス
早速ですが、想定されるデメリットをご紹介していきます。

それぞれの解決先はこちらでご紹介していますので併せてご覧ください。

【デメリット1】事実上の固定席になりがち

フリーアドレスで想定されやすいデメリットの一つに、ほぼ固定席と同じようになってしまうことがあるということです。

本当の意味でフリーアドレスについての理解がメンバーにないと、結局それぞれの席が固定されてしまい、同じメンバーで固まってしまうことがあります。

ある会社では、理解のない一部のメンバーが、その人にとっていい席を占拠してしまい、伴って自然にまわりのメンバーも事実上の固定席になってしまったというケースがあるようです。

正しい理解が、よりよいメリットに繋がります。

【デメリット2】生産性が担保しづらい


フリーアドレス制度により、仲が良い者同士で集まることによる生産性の低下が発生しうることは避けなければなりません。

どうしても、仲良しグループができてしまい、無駄話などをすることで、本来上がるべきパフォーマンスが逆に下がってしまうケースもあります。

また、フリーアドレスでは、自身の周りの環境が刻々と変化する為、作業への集中の妨げになることがあります。当然適応できる事が一番ですが、本当に集中して作業したい場合は前述の集中エリアを使用するか、もしくは耳栓やイヤホンの使用ルールをつくるなど、工夫が必要です。

【デメリット3】「フリーアドレス」に疎外感を感じる従業員もいる

疎外感
チーム制でないオフィスでフリーアドレスにすると、自由にコミュニケーションをとるということが得意でないスタッフたちは、1人でいることが多くなり、次第に「今日はどこに座ろうか…」「居場所がない…。」と感じ、疎外感を感じてしまうということにもなりかねません。

集団指向の強いとされている我々日本人は、「居場所」があるかどうか、それがどこにあるかを非常に気にします。オフィスの中の自分の席は大切な「居場所」である為、それが無い場合に、自分の存在が認められていないのではないかと感じ、仕事に対する意欲、モチベーションが高まらないケースも想定されます。

また、中途入社の社員や、どこに座るかのプレッシャーを感じるタイプの人にとっては、自分の席を探す事自体がストレスになり、悩みの種となってしまう人もいるようです。帰属意識の希薄化は、最悪の場合離職へもつながりかねない為、注意が必要です。

【デメリット4】適度な距離感を保ちにくい

場合によっては、小さなテーブルに多くの人数が集まることになり、チーム内の距離感が近くなりすぎます。

また、本来は上司と部下という関係であっても、フリーアドレスでは距離感が近くなるのは良いことなのですが、ほどよい上下関係の緊張感も薄れてしまうということもあります。

中高年層は、従来のオフィススタイル、環境に慣れ親しんでしまっている為、適応に時間がかかります。これまで、自席にて、他の従業員や部下と距離をおいて熟考する時間を取っていた人はそれが難しくなります。

オープンすぎる関係となってしまいがちな状況に適応する必要があります。

【デメリット5】仕組みづくりにコストがかかる

フリーアドレスを実現するにあたって、新たに必要となるものがあります。

  • ノートパソコン、モバイルパソコン、タブレット端末
  • 1人1人のデスクがなくなる為、デスクトップに代わる、持ち運べるパソコンが人数分必要になります。

  • デスク
  • それぞれのデスクが必要なくなる代わりに、みんなで座る、大きなデスクが必要となります。
    以下を参照してみましょう。

    フリーアドレス用のデスクはオフィス用品通販のカウネット

    インターネットの通信販売サイト「カウネット」では、オフィスに必要なさまざまなアイテムを数多くそろえています。フリーアドレスオフィスに必要なデスクも扱っています。

    フリーアドレス用デスク SLIM

    1台で2役・3役をこなすフレキシブルなフリーアドレスデスクです。
    「フリーアドレス用デスク SLIM」の詳細を見る

    フリーアドレス用デスク ノート

    コンパクトでも機能満載のフリーアドレス用デスクです。

    デザインがシンプルなので、どの場所にでも適応できます。
    「フリーアドレス用デスク ノート」の詳細を見る

  • ファイリングシステム、ペーパーレス化
  • デスクと同様、人数分のキャビネットがなくなるので、書類等の扱い方を検討する必要があります。

    例えば、書類を社内で共有して管理するファイリングシステムでは、共有のキャビネットを使用する事で自由に社員が書類をチェックする事ができます。

    また、同時にペーパーレス化をする事がおすすめで、書類をスキャンしてpdfで保存してしまうと、ネットワークから席で書類を確認する事ができます。どうしても紙で残さないといけない書類(契約書等)のみ保存する共有キャビネットがある事が理想でしょう。

  • ロッカー
  • 自分の荷物を置くスペースとして、個人ロッカーがあると便利です。作業スペース、荷物スペースを分ける事でメリハリをつけましょう。

  • 電話
  • 電話を各デスクに置く必要が無い為、電話スペースを設ける等、工夫が必要です。

  • Wi-Fi設備
  • フリーアドレスでは有線でのネット接続はできない為、Wi-Fi設備が必要になります。これはセキュリティ対策にもなりえます。

  • 情報漏えい対策
  • 守秘義務があるものや、他の社員に知られたくないものは、フリーアドレスでは見られないような対策が必要です。壁際の席を作るであったり、そういった人専用の席を設けたりするなど検討しましょう。

  • グループウェア、チャットツール、クラウド環境の導入
  • フリーアドレスで一定の規模になると、誰が出勤しているか、どこで仕事をしているかわからなくなることもあります。そのため、出退勤システムや、全社共通の連絡手段として、例えばチャットツール等の設備が必要でしょう。

  • 入退室管理システムの導入を検討する
  • フリーアドレスでは部外者が入ってきてもわかりづらいです。オリジナルのネームプレートや、入室のカードキー等、セキュリティ面も万全にしたいですね。

  • 座席選択のルール策定、在席管理システムの導入
  • プラスアルファのご提案で、どこの席に誰がいるかがわかるようなシステムや、出勤してすぐに作業ができるように、座席をシステムで日によっては決めてしまうツールなどを用意すると、メリットを享受しやすくなります。

【デメリット6】フリーアドレス導入による効果を検証しづらい

フリーアドレス導入には、全社の協力が無くてはなりたちません。

全社を説得する事が必要となりますが、フリーアドレスによる、メリットは定性的な事が多く、効果を証明するのが難しいという性質があります。

フリーアドレスのデメリットはどうやって解消すればいい?

ここからは、これまでご紹介したデメリットを解消するアイデアをご紹介していきます。

【解決法1】メリットをしっかり周知する

上記では、想定されるデメリットをご紹介してきましたが、フリーアドレスの一番のメリットはチームでのコミュニケーションが広がり、活性化することです。毎日異なるメンバー、スタッフと隣り合うことで、部署の垣根を越えて何気ない会話が生まれ、新しいアイデアを得ることができます。このメリットは、席が固定されれば享受できないもの。メンバー全員が周知する事で、フリーアドレス制度を活かしましょう。

【解決法2】フリーアドレスをルール化してしまう

会社によってはルーレットやくじ引きなどを出勤時にすることを義務付けて、その日に座る席をランダムで決めるような仕組みを作っているところもあります。

それによって、「働く前に、まず自分で席を決める」という行為がなくなりますし、メンバーが疎外感を感じる必要がありません。

また、フリーアドレスのメリットの1つである、「コミュニケーションの広がり」もより感じられるでしょう。

適切な運用をするために新しい仕組みづくりも考えてみましょう。

【解決法3】個人のロッカー、メンバー掲示板を作成する

「自分のロッカーがある。社内のメンバーとして自分が属しているという事がわかる」ということは、それだけで会社、グループへの帰属意識に繋がります

そのため、メンバーが疎外感を感じる必要がありません。

【解決法4】「グループアドレス」を導入する

グループのまとまりはそのままで、グループの中で上司がメンバーの配置を自由に決める方式です。新人がいて教育段階の場合や、部署内での打ち合わせが多い場合、この方式をとっている会社もあります。

この工夫で、監督者の管理が容易になりますし、生産性を担保する事に繋がります。

【解決法5】集中スペースをつくる

集中スペース
1人で熟考したいとき等、メリハリをつける上で集中スペースを作成しておくと便利です。

フリーアドレスでは、他のメンバーとの距離感を近づける反面、距離を取る事が難しい為、スペースづくりでデメリットを解消してみましょう。

【解決法6】そもそもの向き不向きを考える

例えば、外回りが多くオフィスを開けることが多い営業職や、常にコミュニケーションを重視する企画部門などは、社員間の交流が増えるため、フリーアドレスは最適と言えるでしょう。

ただし、経理や管理を主とした会社であれば、重要書類を扱う事も多いため、向いているとは言えません。自社の業務が「フリーアドレス」に向いているかどうかをまず考える事が重要です。

社内の一部での導入など、試験的に始めるのも良いかもしれません。

【解決法7】責任チームを開設する

フリーアドレス制度を推進する団体を社内に作ることで、制度自体が形骸化にならないようにする方法です。

ポイントは、メンバーに、CS担当や経営企画、システムを司る部署や、会社の方針を考える経営陣を参加させることです。

責任の所在を明らかにし、成功確率を上げる。そして全社の理解を得る事が重要です。

【解決法8】経営層にプロジェクトに参加してもらう

上記とも重複しますが経営層がプロジェクトに参加する事で、制度変更の大きな推進力になり、導入の促進が円滑に進む効果があります。

経営層にもなると、従来の方法に慣れているため、フリーアドレスへの理解が無いケースも想定されます。費用対効果の試算や、納得させられるだけの、データとメンバーを集める事が重要です。

【解決法9】全社に導入目的をインプットする

実施後も成功するかどうかは、社員が導入の目的を理解しているかどうかが重要です。

定期的に目的を周知させることや、ルーティンで効果が計測できる状況を作る等、大きなメリットを享受する為に十分検討しましょう。

ではフリーアドレスのメリットは?


ここで改めて、フリーアドレスのメリットを確認しておきましょう。

【メリット1】省スペース&省デスクでコスト削減ができる

フリーアドレス制にすると、家具などの備品コストを削減できます。本来であれば、スタッフ全員分のデスクを配置できる広さのオフィスを必要とするところが、フリーアドレスにすると、その半分程度の数で済むようになります。

スタッフの大半が、社外で活動しているケースや、テレワークや時短勤務などの制度のあるケースなどでは、削減効果がより大きくなります。

【メリット2】コミュニケーションが円滑になる

フリーアドレスで働くと、コミュニケーションが広がることが多くあります。毎日異なるスタッフと隣り合わせになったりして、何気ない会話から、自チームや自部署だけでは得られなかったアイデアを得ることができる、というようなこともあるのです。

【メリット3】スペースを有効活用できる

デスクの数が減って生まれたスペースには、それぞれのアイデアにそって、カフェのようなコミュニケーションスペースをとったり、集中したいときに使える個人ブースをつくったりすることができます。

【メリット4】環境美化に貢献できる

フリーアドレス制によって、個人のキャビネットも小さくなったり、無くなったりします。そうなると、自分用の紙資料を持つのでなく、資料は共有するものという意識が働きはじめます。

そのようにして、自然とオフィスの環境美化への貢献ができるようになるというわけです。

【メリット5】チーム編成が容易になる

フリーアドレスのオフィスは、チーム編成をしやすくなります。部屋の数、デスクの数に縛られてしまうことが多かったチーム編成から、そういった固定概念がなくなり、より適正な人数のチームを割り振って、仕事を効率的に果たすことができるようになります。

【まとめ】フリーアドレスのデメリットを知った上で導入を検討しましょう

この記事では、フリーアドレスのデメリットや解決策についてご紹介してきました。

ポイント

  • フリーアドレスはメンバーのコミュニケーションを円滑にする反面、近づき過ぎてしまう。
  • 疎外感を感じてしまう社員がいるかもしれないので、工夫してケアが必要。
  • 成功させる為には、全社を巻き込んで、導入の目的を共有。
  • 会社にフィットすれば、メリットも大きい。

フリーアドレス制を採用して、効果が上がる場合とそうでない場合があるのでよく検討することが必要ですね。

自社の状況をよく検討して、自身の職場での導入の可否を決定するようにしてください。

また、フリーアドレスにするなら、カウネットのラウンドテーブルがおすすめです。文中でも紹介しましたが、カウネットオリジナルの便利グッズを他にも見てみたい方はこちらを参考にしてみてください。

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