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フリーアドレスをオフィスに導入するメリットとデメリットを徹底解説

外資系企業やIT企業を中心に、導入が増えているのがフリーアドレスです。会社での導入を考えているが、デメリットがあるのか気になっている方もいらっしゃるのではないでしょうか?

この記事では、フリーアドレス導入にあたってのメリットとデメリットと解説するとともに、導入事例をご紹介します。

フリーアドレスとは社員の固定席を設けないこと

フリーアドレスの基本的な定義としては、スタッフの固定の座席を設けない、ということが挙げられるでしょう。出社したスタッフたちは、その日の仕事の状況、メンバー構成などを空いている座席に応じて臨機応変に確保し、業務にあたることになります。

日本アイ・ビー・エムが初めて導入した

日本では、日本アイ・ビー・エムが1990年代はじめにフリーアドレスオフィスを始めたのが最初といわれています。固定席と書類棚を廃止して、ノートパソコンと携帯電話を支給したのです。

海外ではあまり見受けられない

自由な働き方で、海外から入ってきたワークスタイルのようですが、案外そうではないようです。日本のオフィススペースが限られてしまうという環境の中で考案された、日本発のスタイルなのです。

フリーアドレスのメリット

【メリット①】省スペース&省デスクでコスト削減ができる

フリーアドレス制にすると、家具などの備品コストを削減できます。本来であれば、スタッフ全員分のデスクを配置できる広さのオフィスを必要とするところが、フリーアドレスにすると、その半分程度の数で済むようになります。

スタッフの大半が、社外で活動しているケースや、テレワークや時短勤務などの制度のあるケースなどでは、削減効果がより大きくなります。

【メリット②】コミュニケーションが円滑になる

フリーアドレスで働くと、コミュニケーションが広がることが多くあります。毎日異なるスタッフと隣り合わせになったりして、何気ない会話から、自チームや自部署だけでは得られなかったアイデアを得ることができる、というようなこともあるのです。

【メリット③】スペースを有効活用できる

デスクの数が減って生まれたスペースには、それぞれのアイデアにそって、カフェのようなコミュニケーションスペースをとったり、集中したいときに使える個人ブースをつくったりすることができます。

【メリット④】環境美化に貢献

フリーアドレス制によって、個人のキャビネットも小さくなったり、そうではなくなったりします。そうなると、自分用の紙資料を持つのでなく、資料は共有するものという意識が働きはじめます。

そのようにして、自然とオフィスの環境美化への貢献ができるようになるというわけです。

【メリット⑤】チーム編成が容易になる

フリーアドレスのオフィスは、チーム編成をしやすくなります。部屋の数、デスクの数に縛られてしまうことが多かったチーム編成から、そういった固定概念がなくなり、より適正な人数のチームを割り振って、仕事を効率的に果たすことができるようになります。

フリーアドレスのデメリット

【デメリット①】事実上の固定席になりがち

一方で、フリーアドレスにもデメリットがあります。その一つは、結局いつも同じところに座ってしまい、ほぼ固定席と同じようになってしまうことがあるということです。

【デメリット②】疎外感を感じる従業員もいる

チーム制でないオフィスでフリーアドレスにすると、自由にコミュニケーションをとるということが得意でないスタッフたちは、1人でいることが多くなり、次第に疎外感を感じてしまうということにもなりかねません。

【デメリット③】離職につながるリスク

フリーアドレスのような働き方では、会社組織としての集団意識が薄れることになり、多くのスタッフが短期間で離職していくということも起こります。

また、自由すぎて席さえも決められないように感じてしまうスタッフは、その制度自体がプレッシャーとなり、離職を願うという結果になってしまうこともありえます。

【デメリット④】適度な距離感を保ちにくい

場合によっては、小さなテーブルに多くの人数が集まることになり、チーム内の距離感が近くなりすぎます。

また、本来は上司と部下という関係であっても、フリーアドレスでは距離が短縮されて感じることがあるため、ほどよい上下関係の緊張感も薄れてしまうということもあります。

フリーアドレスの導入に必要な7つのもの

①ノートパソコン

オフィスのデスクにデスクトップパソコンがない状態ですから、それぞれのスタッフがノートパソコンを持っておく必要があります。

②デスク

フリーアドレスのデスクは、1つの島の人数が容易に調整できる円形がよいとされています。ちなみに島とは、オフィス内のデスクを隣接させたグループのことです。

③ファイリングシステム

それぞれのスタッフのキャビネットがないため、書類を共有して管理するファイリングシステムは重要です。たとえば、共有のキャビネットを配置して、複数のスタッフ間でひとつの資料にアクセスする方法を確立することができます。

④ロッカー

固定的な自分のスペースとしてのデスクがないわけですから、ロッカーの重要性が高まりますね。

⑤電源・電話回線・ネット回線の配線

対面型の大きな島のオフィスから、小さな円形の島に変わり、それぞれの島への電源と電話回線とネット回線の配線をどのようにするのかをよく検討する必要があります。

電話は各デスクに置かないようにすることが多いでしょうし、ネット回線も無線式に変更することができます。

⑥Wi-Fi設備

固定席のときと異なり、フリーアドレスでは、Wi-Fiでノートパソコンに接続するほうが、配線の煩わしさを回避したりセキュリティー対策にもなります。

⑦情報漏えい対策

一般のスタッフの間で共に作業することになる管理職が、彼らのみが知り得る情報を、他のスタッフと一緒にいるという状況下でやり取りするということも多く、セキュリティ面での整備も急がねばなりません。

フリーアドレスにおすすめのデスク

フリーアドレス用のデスクはオフィス用品通販のカウネット

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フリーアドレス用デスク SLIM

1台で2役・3役をこなすフレキシブルなフリーアドレスデスクです。
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フリーアドレス用デスク ノート

コンパクトでも機能満載のフリーアドレス用デスクです。

デザインがシンプルなので、どの場所にでも適応できます。
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フリーアドレスのメリットデメリットを知って導入を考えよう

【フリーアドレスの普及】

  • 日本独自のワークスタイル
  • 1990年代に初めて導入された

【フリーアドレスのメリット】

  • 家具などの備品のコスト削減
  • コミュニケーションの向上
  • スペースの有効活用ができる
  • 環境美化に貢献
  • チーム編成が容易

【フリーアドレスのデメリット】

  • 事実上固定席のようになってしまう場合も
  • 席を決められないという人が出てしまう
  • 集団意識が薄れて離職したくなるケースもある
  • チーム内の程よい距離感が保ちにくい

フリーアドレスの仕組みについてよく理解できたのではないでしょうか。フリーアドレス制を採用して、効果が上がる場合とそうでない場合があるのでよく検討することが必要ですね。

自社の状況をよく検討して、導入の可否を決定するようにしてください。フリーアドレスにするなら、カウネットのラウンドテーブルがおすすめです。
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