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ホワイトボードの上手な活用方法とビジネスシーンでの事例を紹介!

会議などでホワイトボードを使用するにあたって、「議論内容がうまくまとめられない」、「どのように整理して書くとよいのか」と悩んでいる方は少なくありません。正しく活用することで会議や勉強会、商談を円滑に進行させることができます。

今回は、そんなホワイトボードを使用するメリットや活用法、使えるグッズをそれぞれ紹介したいと思います。

ホワイトボードを活用する効果

【効果①】物忘れがなくなる

ミーティングの発表でメモしながら重要なポイントを聞き漏らしたり、忘れることがあります。あらかじめホワイトボードに要点を書いておけば、忘れてもメモを取りやすくなります。

またホワイトボードに書き込むと、要点を強調することができ、参加者も忘れにくくなります。

【効果②】期限を忘れない

会議や打ち合わせでは数字が重要になります。例えば納期などの期限です。

何月何日の何時までに納品という情報を伝える場合、口頭では読み間違いや聞き間違いが起こりやすいものです。ホワイトボードに書き込めば、ひと目で把握できます。具体的に表示するため、間違いがあっても気づきやすくなります。

【効果③】目標が明確になる

ホワイトボードに要点やポイントを書き込むと、全体の流れがつかみやすくなります。項目を並べて書くだけで、全体のテーマが明確になります。

また、ホワイトボードに書き込んでいくことによって、テーマや課題、アイデアが浮かび上がることがあります。

ホワイトボードはブレインストーミング(ブレスト)のスペースでもあるのです。ブレストはテーマについて参加者が意見を出し合い、新しい発想を促すミーティングのやり方です。

【効果④】情報が伝わりやすい

会議の参加者やオフィスのスタッフに情報を伝える場合、ホワイトボードに記入すれば誰でも見ることができます。しかも正確に伝えることができます。

特にスケジュールの変更など間違えやすい情報は、耳で聞くだけでなくホワイトボードに書かれた文字を見ることで確実に伝わります。

ビジネスシーン別のホワイトボードの活用法と事例

【シーン①】会議

たいていの会議室にはホワイトボードが置いてあります。ただし効果的に使っているケースは意外と少ないのです。説明をしながら要点を書くだけという事例がほとんどでしょう。

ホワイトボードの使い方で大事なのは、会議終了後に見たときに会議の全体の流れがわかり、目的が把握できることです。ホワイトボードは書き込むものというイメージがありますが、実は資料を貼り付けたり、ポストイットで強調することもできるのです。

参加者が発言するときも、ホワイトボードのポストイットを動かして説明することができます。会議ではホワイトボードをビジュアルに使いこなすのが上手な活用法です。

【シーン②】勉強会

オフィスで新商品や新サービスの勉強会を行う場合、ホワイトボードが役立ちます。旧製品(サービス)と新製品(サービス)を比較しながら勉強会を進めると理解度が速くなります。

ホワイトボードを2台準備して、右側に旧製品の情報や特徴を書いておきます。資料を貼ってもかまいません。左側に新製品の情報や特徴を記しておきます。このようにホワイトボードを2台並べて活用することにより、勉強会の理解度が深くなります。

【シーン③】商談

ホワイトボードの特徴の1つは「見える化」です。商談の際にパンフレットや資料を渡して説明するだけよりも、ホワイトボードに売りのポイントを記入し、提示することでインパクトを強めることができます。

またホワイトボードを使いながら説明すると、情熱が相手に伝わりやすくなります。特に数字を使うと効果的です。例えば言葉で1000万円と伝えるより、ホワイトボードに書いたほうが相手が感じるインパクトも大きくなります。

さらに字の大きさや色を自由に変えられるので、要点を訴えやすくなります。

ホワイトボード活用に使えるグッズ

【グッズ①】マグネット

ホワイトボードは情報をビジュアルに提案できるスペースです。文字を書くだけでなく、マグネットで各種資料や写真などを貼り出すことができます。

マグネットなら、ミーティングの流れによって貼り出した資料を簡単に移動させることもできます。掲示が不要になったときもすぐに取り外しができます。

【グッズ②】紙

会議や勉強会ではさまざまな資料を配付します。紙は大量にプリントできるので便利ですが、ホワイトボードに貼り出すことによって、参加者と情報を共有することができます。ホワイトボードに紙のプリントを貼り出せば、新たな情報や意見を書き加えることもできます。

ホワイトボードを2台用意すれば、片方に模造紙を貼り出して会議の要点や全体の流れなどを書き出すことができます。ホワイトボードに書いたことを一々消さなくてすむので、効率的になります。

【グッズ③】ホワイトボード用マーカー・ペン

ホワイトボードに欠かせないグッズがマーカーです。基本色の黒・青・赤は必ず用意します。また模造紙などを使う場合は水性マーカーも準備する必要があります。

筆記には黒を使い、強調したい箇所は青で、問題点などは赤にするなど強調することができます。この3色のマーカーを基本にすれば、他のカラーを自由に使うことができます。

会議が始まる前に、注意事項やルールについてホワイボードに書いておくと会議の雰囲気を作るのに役立ちます。マーカーは簡単に消せるので、すぐにミーティングを始めることができます。

ホワイトボード活用におすすめのグッズ

ホワイトボードのグッズは通販サイトが便利

ホワイトボードをより効果的に使うためには、グッズがあると便利です。今は文房具店に足を運ばなくても、ネットの通販サイトで見ながら選ぶことができます。

コクヨの通販サイト「カウネット」には、ホワイトボードのおすすめグッズがそろっています。

軽量ドット入りホワイトボード(カウネット)

文字がまっすぐ書けるのはもちろん、グラフや図形がきれいに書け、オフィスや教育市場・工場などの在庫管理ボードとして最適なホワイトボードです。

ドットがあるかないかだけで書きやすさがまったく変わります。
「軽量ドット入りホワイトボード」の詳細を見る

持ち運べるミーティングホワイトボード(カウネット)

持ち運べるので、場所を選ばず、どこでもホワイトボードが使えるのが特徴です。

本体には付属品を収納するポケット付きです。
「持ち運べるミーティングホワイトボード」の詳細を見る

ホワイトボードに使えるおすすめグッズ

【グッズ①】マグネットフック

通常のマグネットにフックが付いていて、いろいろな物を掛けることができます。多様な形状があるので、必要に応じてそろえることができます。

【グッズ②】マグネットバー

ホワイトボードに資料を掲示するときに利用します。スリムなので内容を隠さずに使用できます。バーが伸縮するタイプのものもあり、色もそろっています。

【グッズ③】マグネットシート

裏が磁石になっているので、ホワイトボードに簡単に貼り出せます。表に自由に書き込みができるので、必須のグッズです。

まとめ

オフィスでホワイトボードを利用する効果や有効な活用方法、さらにビジネスシーンごとの活用事例や便利グッズについて紹介いたしました。

【ホワイトボードの効果】

  • 物忘れがなくなり、期限などを覚えることができる。
  • 目標が明確になり、情報が伝わりやすくなる。

【シーンごとの活用事例】

  • 会議ではビジュアルな使い方ができ、全体の流れが把握できる。
  • 勉強会では参加者の理解度を深めることができる。
  • 商談では「見える化」によって情熱を伝えやすくなる。

【ホワイトボードの便利グッズ】

  • 資料の貼り替えが簡単にできるマグネット。
  • ボードをいちいち消さずに済む模造紙。
  • 黒、赤、青が基本の3色のホワイトボード用マーカー。

【通販サイトで買える便利グッズ】

  • 物を引っかけるのに使えるマグネットフック。
  • 資料を掲示するときに便利なマグネットバー、マグネットシート。

この記事を参考にしてオフィスでホワイトボードを今まで以上に有効活用し、便利グッズなども使ってみてください。
文中でも紹介しましたが、カウネットオリジナルの便利グッズを他にも見てみたい方はこちらを参考にしてみてください。
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