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会議を効率化したい!3つの事例とミーティングに役立つグッズ3選

「会議の進行がグダグダだ」
「長引いたあげく結論が出ない」

会社にとって、業務を円滑に進めていくために欠かせない会議も、進行の仕方によっては、社員の時間を無駄に奪い、生産性を低下させる危険性があります。

ここでは、会議を効率化していくうえで参考となる4つの事例をご紹介、また会議がはかどる便利グッズ3選もご紹介していきます。これまで行ってきた会議のやり方について見直し、今後の業務改善に活かしましょう。

会議の事前準備を綿密に行い、当日進行を工夫して効率化した事例

会議の基本は、入念な事前準備により、当日の進行をスムーズにするように工夫することです。ここでは事前準備を1〜7の項目に分けて、会議の効率化を促進している事例を紹介します。

1.議題設定(アジェンダ)をする

アジェンダとは、会議の概要をまとめたもので、事前に参加者全員に配布しておくべきお知らせです。アジェンダで書くべきことをまとめました。

  1. 日時
  2. 場所
  3. 参加者(担当)
  4. 議題の順序(時間配分)
  5. 配布資料

アジェンダの例を示しますので、この例を参考にして作成しましょう。

【アジェンダの例】

開発チーム各位
いつもお世話になっております。〇〇グループの△△です。
以下のスケジュールで会議を開催いたします。
参加者として指名させていただいた方は出席願います。
出席できない場合は、前日までにその旨をご連絡ください。

日時:3月10日16:00〜17:00
場所:第一会議室
参加者:清水リーダー、西山サブリーダー、北野サブリーダー、藤森、赤澤、大亀、〇〇アプリ開発チームメンバー全員(麻生、竹下、宇野)
資料:添付の通り
ゴール:問題点(3点)の解決方法協議と対応者決定
議題:

  1. 発生している問題点の認識合わせ(5分)
  2. 問題点(3点)の解決方法協議と対応者決定
  • 検索結果一覧画面における性能劣化の問題(20分)
  • クライアント要望の仕様変更対応(20分)
  • アクセス解析機能の品質向上支援策決定(15分)

※補足資料があれば、会議の際持参いただけますと幸いです。

アジェンダの配布はまだまだメールが主流ですが、企業によっては社内SNSやビジネスチャットなどのツールを用いて情報共有をする、という事例も増えています。

チャットワークやSlackなどのビジネスチャットが導入されている職場なら、メールに比べて反応がよいのでアジェンダの配布にも積極的に活用しましょう。

2.日時と場所を調整する

日時と場所は事前に調整します。アジェンダを送付する段階では、調整済みでなくてはなりません。

3.参加者を指定する

会議の参加者は、それぞれ役割を持っている人を参加者として指定します。事前にスケジュール調整とその後の周知が必要です。

4.会議の目次と時間配分を決める

アジェンダ内で明示しておくことにより、事前に会議の目的と内容が把握でき、会議当日はダラダラと長引くのを避けられる効果があります。ファシリテーターもフォローしやすくなるので省略せずに書きましょう。

5.役割(意思決定者・ファシリテーター・オブザーバーなど)を設定する

参加者決定には、役割が重要なファクターになります。特にファシリテーターは重要で、会議を効率よく進める効果をもたらすカギといえるでしょう。

  1. 意思決定者:役職が上のメンバーで1人を指名
  2. ファシリテーター:会議進行役、タイムキーパーを兼ねる
  3. オブザーバー:技術的に詳しいなど、議題に対して助言ができる人
  4. 担当者:その議題に一番詳しい担当者(複数人の場合も)

このように役割を決めましょう。

6.目標(ゴール)を設定する

会議に対するインプットが議題なら、アウトプットがゴールです。会議が終わったときに何が決まっていなければいけないのか、というポイントを明示します。先のアジェンダでいうと、「問題点(3点)の解決方法協議と対応者決定」がゴールに相当します。

事前にゴールをはっきりさせておくことで、会議が横道に脱線しかけたときに、軌道修正しやすくします。ゴールは、ファシリテーターが適切にフォローをする指針です。

7.必要な資料の準備と配布

アジェンダを出す段階で資料は添付します。資料が準備でき次第、アジェンダを参加者へ送りましょう。

事前に資料を配布し、目を通しておくように促すことで、会議中に資料を読むという無駄な時間がなくなります。よって、事前に質問事項を用意するなど、ゴールに向けた有益な話し合いがしやすくなります。

会議の議事録を作成して効率化した事例

通常、会議が終われば議事録を作成して、参加者に配布します。その際の工夫でさらにその後の仕事を効率化できますので、その方法を順番に見ていきましょう。

議事録をまとめたサマリーを作成

議事録をただ作成するだけでなく、決定事項・未決事項を明確にしたサマリーを作ることで、会議の参加者が後から会議の要点を知ることができます。サマリーは議事録の冒頭につけてください。

また、会議を無駄にしないため、決定事項には対応責任者を明記することも重要です。これ多くの企業も行っている工夫ですので、ぜひ参考にしてみてください。

【サマリーの例】

《会議のサマリー》
[決定事項]

  • 検索結果一覧画面における性能劣化の問題
    方式Aで解決:対応者は藤森設計書4/15作成完
  • クライアント要望の仕様変更対応
    担当者決定:赤澤営業の元木と連携してクライアント要望の精査
  • アクセス解析機能の品質向上支援策決定
    北野サブリーダーが支援に入り、ソースレビューと修正案策定

[未決事項]

  • アクセス解析機能の品質向上支援策決定
    対応時期:北野サブリーダーがソースレビュー後に報告

会議のアンケートを取る

会議自体がうまくいっていたかどうかのアンケートを取ることで、今後の改善を図ることができます。思い切った改革案も書きやすくなるよう、答えやすい設問を考えて、議事録とともに送る際に回答をお願いしましょう。

管理職を会議のメンバーに加えて効率化した事例

管理職が意思決定者として会議に参加することのメリットは、意思決定がよりスピーディーになる点です。管理職は多忙なことが多いので、会議の日程調整では最優先して予定を聞き、確実に出席を頼める日を決めましょう。

また、自動車会社などの事例ですが、意思決定者には会議の冒頭と最後にのみ顔を出してもらって、純粋に決定のみ参加してもらうというやり方もあります。上司がいないことで場の空気が和らぎ、柔軟な意見交換がしやすいという点がメリットです。

【番外編】ミーティングに役立つグッズ3選

ここでは会議の進め方とは別に、ミーティングに役立つグッズを、通販サイトの「カウネット」から3つご紹介します。

1.ミーティンバッグ
ミーティングバッグは、パソコンやファイル、資料、筆記用具、ペットボトルなど、会議に必要な持ち物を全てまとめることができるため、社内移動がスムーズになります。

2.書類内容を隠せるレールホルダー
会議のプレゼン資料など、重要な書類内容が周りに見えないよう隠せます。

3.大判ミーティングふせん
会議中の発言や意見を壁に貼って一覧化することで、共有・議事録が機能します。

ここでご紹介したもの以外にもカウネットにはミーティングにおける便利グッズが豊富です。他の商品も見てみたい方はぜひ公式サイトを参考にしてください。
カウネットの商品をもっと見てみる

効率的な会議を進行するポイントまとめ

会議を効率よく進めるための事例を紹介しました。

  • 会議の事前準備は重要:日程と場所の調整、ゴール設定、会議資料事前配布、アジェンダ作成
  • 会議後に議事録を作成して決定事項・未決事項を共有すると、後の仕事が進めやすい
  • 会議の意思決定者を管理職(上司)にすることで、会議のスピードアップが図れる

中には基本的なことも含まれますが、手を抜くと会議が非効率に傾きがちなことばかりです。できていないことは積極的に取り入れて効率化を図りましょう。

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