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事務作業効率化に有効な方法とビジネスツール

事務作業を効率化し時間を作りたい
単純作業は簡略化し、残業時間を減らしたい

事務作業は一般にルーチンワークと呼ばれることもあり、単純作業なのですが意外と時間がかかり、余計な残業が発生する原因となってしまいがちです。

今回は、事務作業のスキルアップや事務作業の効率化方法を解説します。また、定時での業務終了を目指すのに有効なツールやフリーソフト、本などもあわせて紹介します。

事務作業(ルーチンワーク)とは

メールの作成

まず、事務作業の一つに届いたメールへの返信業務があります。事務は会社の窓口としての役割もありますので、さまざまな内容のメールが届きます。それに返答する内容を考えたり調べたりして、メールの作成を行っていきます。

交通費の精算

細かい作業が必要になってくる交通費の清算作業は、日々の業務の中で集中して行いたいものでもあります。

社員の勤怠状況の確認

社員の勤怠状況をチェックするのも、事務作業の一つです。特に、月末締めなどは、集中的にこの作業を行う必要があります。従業員の給与額に関わってくる作業ですので、ミスなく行うことが大切です。

見積書の作成

見積書を作成する際には、調べ物をすることも多くありますので、意外と時間を取られる作業でもあります。

事務作業を効率化する方法

マニュアル化

人によって作業の手順が異なると、作業時間がバラバラになり全体の事務作業進行を妨げる原因になります。ゆえに、事務作業の効率化にはマニュアル化が有効です。

例えば、請求書の作成作業です。請求書の作成というと、請求金額を専用の用紙に記入して発送するだけと思いがちですが、請求先の会社によっては、決まった形式で請求書を作成しないといけない場合もあります。

そういう場合には、マニュアル化しておくと請求書作成の担当が不在の場合でも、他の人が代わりに請求書の作成をすることができるでしょう。

生産性の高い人を真似する

生産性の高い人とそうではない人の違いは、決められた時間の中でいかに集中して作業を行えるかという点にあります。集中して作業を行うためには、あらかじめ頭の中で行う作業の優先順位を決めておき、それを粛々とこなす能力が必要です。ただ、この能力自体は努力次第で誰でも身につけることが可能です。

まずは、作業が早い人を見つけ、その人を観察することから始めてみましょう。仕事が早い人にはその人なりの効率のよいやり方が存在することが多くあります。そういった生産性の高い人を皆で真似することで、全体の事務作業が効率化していくことでしょう。

メールと電話を使い分ける

メールと電話とでは伝達できる情報量に差があります。スピードでいえば電話のほうが上なので、それほど重要ではない事務作業は電話で行うと時間が短縮できます。相手に伝達する要件がある場合は、それがメールでないといけないものなのか、それとも電話で済むものなのか、見極めを行うようにしましょう。

事務作業の効率化におすすめな本を紹介

では次に、事務作業を効率的に行う方法を学ぶことができる本を3冊紹介します。

『事務の仕事がムリなくミスなくはかどる本仕事を効率化する88の小さな工夫』

日本能率協会マネジメントセンターが出版している本です。事務作業効率化のため、普段できる小さな工夫がたくさん載っていて便利です。

『仕事が効率よくスムーズに進む! 事務ミスゼロのチェックリスト50』

同文館出版から出ている本です。作業の1つ1つを仕事をしながらチェックすることができますね。

『やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ』

明日香出版社から出ている本です。事務作業を行ううえでミスしやすいことを細かく解説してくれています。

事務作業の効率化に有効なツール

事務作業を行ううえで作業の効率化に有効なツールにとして、パソコンのソフトウェアを具体的に紹介します。

テキストエディタ

サクラエディタ

サクラエディタとは、Windowsで使用することができる日本語テキストエディタです。複数のウィンドウを管理できたり、簡単な作業でHTMLファイルやCSSファイルの作成などを行うことができる機能があります。テキストの入力作業をスピーディーに行う手助けをしてくれるツールとして、多くの人に利用されているものでもあります。

また、Macユーザーの場合には、CotEditorというテキストエディタがおすすめです。初心者にも使いやすく、容量も重くないのがメリットです。

Sublime Text

Sublime Text(サブライムテキスト)もサクラエディタと同じように、日々の煩雑な作業を効率的にこなすのをサポートしてくれるテキストエディタです。複数のファイルを選択して編集をすることが可能で、ショートカットの設定に対する自由度が高いなどの特徴を持っています。

メールソフト

Thunderbird ®

Thunderbirdとは、Mozillaで開発されたメールソフトです。Mozillaとは、再配布を自由に行うことができるフリーソフトウェアの開発プロジェクトのことを指します。また、メールソフトとは、パソコンで電子メールの受信や送信ができるソフトのことを指します。

設定が簡単にできることに加えて、GmailやYahoo!のメールアカウントでのメール送受信の使い勝手もよいと評価の高い無料のメールソフトです。

インターネットブラウザ

Google Chrome ™ ブラウザ

Google ChromeとはGoogleのWebブラウザです。 Chromeのメリットは、作業の効率化に役立つ拡張機能が備わっていることです。

例えば、「Pasty」という機能は、コピーしたURLを複数同時に開くことができるというものです。まとめて閲覧することができるという点が、作業効率アップに貢献してくれるのではないでしょうか。

スマートフォンやタブレット、またパソコンなど複数のデバイスで利用可能な点も効率アップに効果的です。また、ChromeではGoogleアカウントを使ってパスワードやさまざまな設定などを共有することも可能です。

Firefox ®

Firefoxは、ウェブサイトの閲覧をするときなどに使用するウェブブラウザの一つです。新しいWeb標準に対応可能なことに加え、古いOSにも対応しています。
特にFirefoxは、タブの拡張機能に優れており、自分でカスタマイズすることで、作業の効率アップに役立ちます。

一例を挙げるとすると、クリックしただけでそのリンクを新しいタブで表示することが可能です。パソコン作業に関する手間が減ることが期待できます。

事務作業の効率化に有効なフリーソフト

Clibor

Cliborは、定型文の登録やコピーしたデータを一定量保存することができます。資料作成やネットサーフィンをしているときに、一から文字入力したり、度々コピペをすることに面倒を感じるときがあります。

Cliborを使えば、保存された履歴の中から、作成した文章やよく使用するワードなどをいつでもコピペできます。文書作成作業の効率化を図るのに有効です。

CubePDF

CubePDFは、PDFファイルを作ったり、JPEGといった画像ソフトへの変換作業などを行うことができます。

PDF Slim

PDF Slimは、その名の通り、PDFファイルのサイズを小さくすることができるソフトです。例えば、メールでPDFファイルを送る際に、ファイルサイズが多すぎて送ることができなくて困った…というときにはこのソフトを使えば適切なサイズに変えることができます。

事務作業効率化に役立つアイテムを紹介

ここでは通販サイト「カウネット」の商品の中から、オフィスでの事務作業効率化に役立つアイテムをいくつか紹介します。

通販サイト「カウネット」の強み

「カウネット」とは
カウネットはオフィス家具・文房具販売最大手「コクヨ」のグループ会社です。自社オリジナル文具を低価格かつ高品質で提供しているのがカウネットの一番の強みになります。

「品揃えの多さ」と「価格の安さ」だけでなく、カウネットだけにしか作れない独自価値が商品に詰め込まれています。

オリジナル×バリエーションがすごい

カウネットはなんといっても、他社にはない商品のオリジナリティーとバラエティーの多さが目玉の通販サイトです。

「事務作業効率化に通販サイトって役に立つの?」

と思う方もいるかもしれませんが、ぜひ一度カウネットの商品をご覧になってみてはいかがでしょうか?
カウネット商品詳細

まとめ

毎日行う事務作業の効率化のためには、コツをつかむことが大切です。この記事でご紹介してきた効率アップのコツを以下にまとめます。

  • 作業をマニュアル化したり、効率よく仕事をしている人の真似をするなどして、作業の効率化を図る努力をしてみる
  • 効率アップに有益だと思われるソフトを使ってみる
  • 作業の効率アップについて書かれている本を読んで勉強する

この機会に、今まで自己流で行っていた作業を見直してみてはいかがでしょうか。もしかすると、作業効率が劇的にアップするかもしれませんよ。

記事でも紹介したカウネットの商品もぜひ参考にしてみてください。
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