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【クリアファイルの簡単整理術】書類の悩みを便利グッズで一気に解決

「かさばってしまう書類をなんとかして整理したい」
「でも乱雑になってしまうクリアファイルにイライラ」

クリアファイルを使って資料や書類をまとめているけれど、それ自体がうまく整理できなくて困っていませんか?

しかし、ちょっとしたコツがわかればクリアファイルの整理問題は一気に解決するかもしれません。

この記事では、クリアファイルを使った紙資料や書類の整理方法を解説したうえで、クリアファイル自体を整理する方法(便利グッズ)を紹介します

クリアファイルの書類整理術4つのコツ

クリアファイル
日々増えていく机の上の書類の山を整理するにはクリアファイルの活用が簡単だというイメージがありますね。ではどのようにクリアファイルを使うときれいに整理できるのしょうか。

クリアファイル整理術その1:サイズ・色をそろえる

クリアファイルにはいくつかのサイズがあります。

もっともよく使われる書類サイズはA4ですが、業種によってはB5やB4、A3サイズの書類が多いこともありますね。汚れや折れを防ぐ意味も兼ねて、書類のサイズに合わせてクリアファイルを選びましょう。

サイズ感を揃えるだけで、そのスペースや空間がものすごくスッキリします。

また「同じタイプのクリアファイルに入れているから書類を探す手間がかかる」

そんな状態にならないようにするには、カラーのクリアファイルを使うとよいでしょう。

【仕事の場合だったら】

  • プロジェクト
  • 業務内容
  • 取引先
  • 企画案
  • 名簿
【家庭の場合だったら】

  • 家計簿
  • アルバム
  • 通帳
  • 領収証

など、分ける項目を決めてカラー別に振り分けると整理作業が早くなるうえに、引き出しや収納ボックスに入れていても探し出しやすくなります。

クリアファイル整理術その2:用途によってタイプを変える

クリアファイルというとシンプルな長方形のタイプが一般的ですが、中にはレールではさむタイプや表紙にポケットが付いたタイプなどいくつかの種類があります。

レールが付いたタイプは小冊子のような状態で保管できるため、書類がばらけにくくなります。また表紙にポケットが付いていると名刺やメモもまとめて整理できます。

どの書類を整理するのかによってタイプを選択していきましょう。

クリアファイル整理術その3:時系列で並べる

クリアファイルで書類を整理することは、取り出しやすさや確認のしやすさというメリットを手にできるということ。その特性を生かして時系列に沿った整理を意識するのがおすすめです。

分け方の基本は

  • 「進行中」
  • 「保留中」
  • 「保管」

の3グループです。

進行中 現在進んでいるものや期限付きで進めているもの
保留中 進行中ではあるものの確認などの作業が必要でいったんストップしているもの
保管 不要になれば処分するもの

「保管」は不要になれば処分するので、定期的にチェックしてこまめに処分すれば書類が増え続けることを避けることができます。

クリアファイル整理術その4:持ち運びやすさに特化したファイルを使う

クリアファイルは書類を整理するために使うので、そのまま持ち出す機会も多いもの。

上面と片方のサイド面がオープンになっている一般的なクリアファイルは書類を出し入れするのは簡単ですが、ファイルごとに持って歩いたりカバンに入れたりすると中の書類がずれて折れたりすることがあります。

打ち合わせなどで持ち出すことが多い書類を入れる場合は封筒型のクリアファイルを使うのもひとつの方法です。

差し込み式のふたは開け閉めが楽ですし、少しマチがあるため40~50枚の書類を保管できます。

クリアファイルの整理に役立つグッズまとめ

ちょっとした便利グッズを使うことによって、整理整頓の悩みを一気に解決できます!

整理整頓されていない書類や文書とおさらばしましょう

今回はカウネットという通販サイトからおすすめグッズを抜粋させていただきました!

「カウネット」とは
カウネットはオフィス家具・文房具販売最大手「コクヨ」のグループ会社です。

自社オリジナル文具を低価格かつ高品質で提供しているのがカウネットの一番の強みになります。

「品揃えの多さ」と「価格の安さ」だけでなく、カウネットだけにしか作れない独自価値が商品に詰め込まれています。

【クリアファイルを1つに収納】ボックスファイル

ボックスファイル
たとえば1つのプロジェクトの書類をクリアファイルで細かく分類した場合、プロジェクトの資料としてまとめておきたいですね。

そんなときはボックスファイルにクリアファイルを入れておくとすっきりしますし、どのグループの書類か一目でわかります
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【案件ごとに整理整頓】クリヤーホルダー分類ファイル

クリアホルダー
クリヤーホルダーのままファイル化できるので、必要な書類がすぐに見つかります。

クリヤーホルダーを仕事でよく使うけど、どれが何に関するファイルか管理するのが苦手な方におすすめのアイテムです。
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【クリアファイルが一瞬で見つかる】書類が探しやすい簡単5分類ファイルボックス

カウネットのファイルボックスと通常のファイルボックスの違いは付箋のような役割である「インデックスシート」の存在です。

「ファイルボックスを買ったけど、結局散らかって管理しきれない…」とお悩みの方におすすめのアイテムです。

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【クリアファイルがすっきり整頓】重ねてもかさばらない!レールクリヤーホルダー

クリアホルダー
名刺サイズのスリット付きなので、会社案内やオフィス用品としても抜群に使いやすいですね。

職場や家庭で頻繁に名刺を管理する人におすすめな商品です。

スリムタイプのレール付きなので、クリアファイル整理の悩みである「かさばる」ことが一切ありません。

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【クリアファイルのかさばりを調整】PP製ファイルボックス横100仕切り

PP製ファイルボックス
こちらのファイルボックスは「収納量に合わせて仕切り板を調整できること」が通常のファイルボックスとの違いです。

書類の量に合わせて可動仕切り板を調整すれば、傾かないので転倒しにくくなります。(意外と倒れやすいですよね...)
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クリアファイルを整理整頓で使う3つのメリット

書類整理のツールとしてはもっとも多用されているクリアファイルですが、使用するメリットは大きく3つあります。

【クリアファイル整理のメリット1】中身を一目で確認できる

もっとも大きなメリットは、透明なためファイル内に整理した書類が何かを確認しやすいということでしょう。

【クリアファイル整理のメリット2】書類を入れやすい

四方のうち上と片方のサイドがオープンになっているため、書類の出し入れが簡単です。

軽くて携帯にも便利で、ビジネスでよくあるクライアントへの提出書類がある場合には、書類をそのままお渡しするよりクリアファイルに入れてお渡しした方がプラスの印象を与えることができます。

【クリアファイル整理のメリット3】安価で購入しやすい

10枚セットで安い価格で販売されていることが多いですが、オフィスで資料整理のため大量に使うケースを想定して50枚や100枚が1セットになったものも増えてきました。

セットタイプだと1枚あたりの単価がさらに下がり、かなりお得に購入することができて経費削減の効果があります。

【まとめ】クリアファイルを使った整理術についておさらい

では今回の記事のおさらいです。

【クリアファイル整理術を徹底的に使いこなす方法】

    クリアファイルを使って書類を整理するコツ

  • サイズや色をそろえる
  • 用途によってタイプを変える
  • 時系列に沿って3段階に分けて整理する
  • 持ち運びやすさも考慮して書類を美しく効率的に収納する

    クリアファイルを使うメリット

  • 中身を一目で確認できるため確認しやすい
  • 書類を入れやすい、携帯に便利
  • 安価で購入できるので取り入れやすい
  • クリアファイルの実用テクニック

  • 厚紙を使って持ち運びしやすくする
  • 付箋を貼って分類や検索を容易にする

オフィスにある書類の数は膨大なだけに、「取り出しやすい」「探しやすい」「しまいやすい」書類整理をしておきたいもの。仕事を効率的に進めるためには不可欠ですね。

そのためのツールとしてクリアファイルを活用する場合もコツがあります。ちょっとした工夫を加えながら、自分なりの使いやすさを追求してみてくださいね。
カウネット公式サイト

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