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アナログ&デジタルなタスク管理の方法

仕事の中で「スケジュールをうまく管理できない」「タスクを整理するのが苦手」「メンバーの仕事の進捗状況がわからない」という人は多いものです。

しかし、これらのことをうまくできなければ仕事をスムーズに進めることは難しいでしょう。個人で仕事を進める場合でも、チームでプロジェクトを進める場合でも、抜けや漏れなくスムーズに業務を進行できるかどうかは、タスク管理がいかにしっかりできているかが影響します。

本記事では、タスク管理の基本とアナログ&デジタルのタスク管理方法をご紹介します。

タスク管理の基本

タスク管理をするにあたって、まず初めに行わなければならないことは、タスクリスト(TODOリスト)を作成することです。そして次に、洗い出したタスクに優先順位をつけ、いつまでに実行するか期日を設けます。

これらをベースに、タスクを実行していくという一連の流れがタスク管理となります。

タスクリストの作成

業務を効率化するために必要なタスク管理ですが、これまでは特に管理することなく記憶するだけで仕事をこなせていたなどの理由から、そもそもタスクの洗い出しをしたことがなくタスクリストの作成方法がわからない、苦手という方もいるでしょう。

タスクを洗い出す際に大切なのは、ゴールを見据え、目的を達成するためにどのような段階を経る必要があるのか、大枠から洗い出してみることです。そこから、具体的な行動に移せるレベルにまで、タスクを細分化していくとよいでしょう。

タスクリスト作成時の注意点

タスクリストを作成する際の注意点ですが、タスク洗い出しの時点で、個人の仕事かチームの仕事か、緊急なものか重要なものかなどの区別をしながら洗い出しするとよいでしょう。

これによって自分の業務ボリュームと、自分以外の人の業務ボリュームが把握できるだけでなく、誰かに依頼しなければならない作業を、早めに依頼するなどの対応が可能になります。

また、タスク洗い出しの時点で、緊急か重要かなどの区別をつけておくことで、緊急かつ重要なもの、緊急だが重要ではないもの、後回しにしてもよいものなど、優先順位がつけやすくなります。

タスクリストを作成することに時間をかけていては、元も子もありませんので、スムーズに業務に着手できるようにしましょう。

アナログなタスク管理方法

タスク管理の基本である、手書きなどのアナログツールを用いたタスク管理について説明します。

手帳を使ったタスク管理

ITツールが普及し、スケジュールをデータ管理できるようになったとはいえ、手帳を持って仕事をしているビジネスマンはいまだ多くいます。これは、手帳やノート、メモ帳など、紙ベースのものは書き込みの自由度が高いというメリットがあるからだといえるでしょう。

1日や1週間など短期間でこなすタスクが多く、時間管理に重点を置きたい場合はバーチカルタイプ、1カ月単位で複数のプロジェクトをこなす場合はガントチャートタイプなど、基本のフォーマットを複数から選び、自分好みに自由にカスタマイズすることで、タスク管理をしていくことができます。

付箋を使ったタスク管理

オフィスの机からほとんど動かず、パソコンを使って仕事ができる場合などは、1つずつタスクを付箋に書き出し、パソコンやデスクに貼って管理するケースもあります。タスクリストを作成しても見なければ意味がありません。見えるところに貼ることで、タスクを把握しやすくすることが可能です。

しかし、会社によっては、パソコンやデスクに付箋を貼ることが禁止されている場合やそもそもデスク周りはすっきりさせておきたいという人には、オフィス通販のカウネットで購入できるスタンド台紙付きの付箋、「剥がしてチェック!TO DOリストふせん」を利用するとよいでしょう。メモを書いたらそのまま掲示できる自立式のふせんのため、大切なメモが紛失する心配もありません。

剥がしてチェック!TO DOリストふせん

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チーム・プロジェクト管理向けのデジタルなタスク管理

複数名でチームを組んでプロジェクトを進める場合、誰が何をしているのか、進捗状況はどうなのかをメンバー全員で共有する必要があります。この情報共有がスムーズにできれば、仕事もスムーズに進むでしょう。そのためにおすすめなのが、デジタルツールを活用したタスク管理の方法です。

アプリを使用するタスク管理

スマートフォンで手軽にタスク管理ができるよう、「Todoist」「Jooto」「Backlog」など多くのアプリが開発されています。インターネットに接続していればスマートフォンだけでなく、パソコンからも見ることができます。

複数人でグループを作れば、ほかの人がタスクを完了したかどうかもわかるようになっているものもあります。そのため、チームでタスク管理をする場合はアプリを活用しているケースも多く見られます。無料アプリもあるので、おためしで使ってみるのもおすすめでしょう。

メールBOXを活用

メールで仕事の依頼をされることが多い場合、メールBOXをタスク管理ツールにすることも可能です。

案件ごとにメールフォルダを作り、受信BOXには仕事の依頼メールのみを残します。依頼された業務が完了したら、そのメールをフォルダに移していきます。受信BOXには未完了のものだけを残し、業務以外のメールは読んだらフォルダに振り分けるようにします。

また、依頼されたものでなく、自らやらなければいけないと思ったことは、受信BOXに下書きでメモを残し、完了したら削除、もしくはフォルダ分けをしていくとよいでしょう。

Excelでタスク管理

Excelもタスク管理のツールとして活用することが可能です。その際のフォーマットは、「ガントチャート」がおすすめです。

タスクリストを縦軸に記入し、横軸に日付を記します。それぞれのタスクについて、いつ着手しいつまでに完了するかを棒グラフのようにして管理する方法です。

Excelにテンプレートがありますので、そのまま用いてもよいですし、使いやすいようにカスタマイズしてもよいでしょう。Googleスプレッドシートにすれば、チームで共有することも簡単です。

まとめ

タスク管理をする際のポイントについてご紹介しました。以下の点をもとにタスク管理をしてみてください。

  • タスク管理はタスクの洗い出し精度の高さと、優先順位が大切。
  • タスク管理は手帳などを活用するアナログな方法と、アプリを活用する方法がある。
  • チームで情報を共有するため「Todoist」「Jooto」「Backlog」などのタスク管理アプリやメーラーのメールBOX、Excelなどを活用する。

デジタルはもちろんですが、アナログでもタスク管理は効率化できます。通販サイトを眺めていると見たこともないような便利グッズがあるのでぜひチェックしてみてください。
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