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ミーティングの進め方がわからない!準備と進行役が大切である理由

「ミーティングの時間を無駄にしたくない」
「ミーティングの進行に自信がない。」

ミーティング(会議)において、人前に立つと緊張したり、うまく要点を伝えられない人も少なくありません。しかし、仕事をするうえでミーティングを効率的に進めることは、ビジネスマンとしての基本スキルです。

この記事ではミーティングの進め方についてのポイントや、進行役で失敗しないための方法を解説していきます。

ミーティングの進め方よりも大事な4つの準備

会議の準備をする女性
良いミーティングは、進め方よりも事前の準備の方が重要です。準備するのとしないのでは、ミーティングの質や内容に違いが生じます。
その準備としてしなければいけないことを4つ紹介いたします。

(1)参加者の人選と絞り込みをする

まず最初に「参加者の人選と絞り込み」をしましょう。

よいミーティングは前に進みます。出た意見に対してさらによい意見が出ると、会議は目的に向かって進んでいきます。そのためには参加者の選び方が重要です。

悪いミーティングとは参加者たちから意見が出ずに、進行役だけが空回りする状態です。反対によいミーティングは、参加者たちから積極的に意見が出る状態になっています。ただ意見が出るだけでなく、議題と目的に沿った意見が出ることが大事です。

決断をできる人は参加できているか、議題について詳しい人はいるかなど、ミーティングの目的と議題に照らし合わせて、必要な人を必要な人数だけ参加させるようにしましょう。

すでに参加者が決まっている場合は、議題についてどのくらい理解しているか参加者一人ひとりと話し合うことです。これをしないと議題や目的から外れた意見が出て会議が混乱したり、1人だけが延々と意見を述べる事態に陥ります。

(2)参加者に事前に目的を共有しておく

時間を無駄にせず効率的にミーティングを進めるためのポイントは、「事前に参加者全員に議題と何が目的なのかを共有しておくこと」です。

ミーティングに失敗する事例で多いのが、時間をかけたのによい結論が出なかった場合です。時間がかかってもよい結論が出れば評価されますが、そうでない場合は時間が無駄になるだけです。

参加者に事前に目的を周知・共有しておくことによって、ミーティングが始まる前に参加者たちに必要な準備をさせることができます。

(3)事前に資料を渡して会議時間を決めておく

時間を無駄にせずにミーティングを効率化させるためのポイントは、「資料を事前に渡しておくこと」です。

ミーティングが始まってから資料を配付すると、読むのに時間を取られるだけでなく、深く情報を読み込むことができないので、ミーティングの質が下がります。事前の準備として、資料を読んで確認しておいてもらうことで効率的なミーティングになるでしょう。

また、「会議時間をあらかじめ設定しておくこと」もポイントです。時間が無制限だったりあまり長すぎると、参加者の集中力が散漫になりがちです。

(4)アジェンダの作成

会議が迷走するのを避けるために、事前にアジェンダ(会議の進行の概要)を用意してプリントし、参加者に配布しておきましょう。

アジェンダを用意しておくことで参加者は会議の流れを把握することができ、進行役もアジェンダ通りに進んでいるか、時間内に終えられそうかを確認することができます。

ミーティングの進め方の4つのポイント

会議の進行役
準備をしっかりとした上で、実際のミーティングの進め方を押さえておかなければなりません。
ミーティングでは多くの参加者がおり、議論が白熱したりして思い通りにいかないことが多いでしょう。

そんなミーティングが質の高い・良いミーティングとなるために、必要な4つのポイントを押さえておきましょう、

(1)進行役が冒頭で会議の目的を明確に伝える

ミーティングに入るとあらぬ方向へ脱線することはよくあります。冒頭で進行役が会議の目的を参加者に伝えて、方向性を定めておきましょう。

方向性を定めておくことで、参加者から目的に沿った意見が出るようになるでしょう。

(2)会議の途中で合議する

よいミーティングでは議論が活発になり、参加者からいろいろな発言・意見が出ます。このようなときは会議の途中で進行役が全員の意見を集約し、そのつど合議します。これによっていろいろな意見をまとめて、次の段階へ進むことができます。

合議することなく会議を進めてしまうと、参加者の頭の中も混乱してしまいます。一度議論を止めて、これまでの意見をまとめることは非常に重要です。

(3)会議の流れに沿って議事録をつける

ミーティングでは議事録をつけます。途中の合議内容などは各自のメモとは別に、議事録として公式に記録することが大事です。会議の結論に異論が出た場合、あとから見返して原因をチェックすることができます。

進行役は議事録スタッフを1名、参加者とは別に決めておきます。会議内容が漏れないように品質管理に強い人を選ぶと良いでしょう。

(4)ミーティングの終わりには進行役が責任を持ってまとめる

会議の最後には、なんらかの結論・決定を出す必要があります。みんなが納得する結論が出た場合は問題ありませんが、まとまらないときは進行役が責任を持って預かります。

また会議が終了した後も、次の会議のために、進行役は参加者のタスクの進捗や結果を把握している必要があります。

ミーティングを進め上で重要な進行役の3つの条件

ミーティングの行方を左右するのは司会進行役(ファシリテーター)です。進行役の進め方によって、効率的で時間を無駄にしないミーティングを行うことができます。
そのファシリテーターの条件3つを紹介いたします。
コミュニケーションをとる進行役

(1)進行役が果たす役割を理解している

よいミーティングにはよい進行役が付きものです。よい進行役とは自分の果たす役割をよく理解しており、会議を目的に向かって進めて行くことができる人です。

そのためには進行役が、議題と目的について誰よりも深く理解している必要があります。理解しているからといって自ら意見を言うのではく、参加者たちから意見を引き出すのが進行役の果たす役割です。

(2)失敗しない進行役は参加者とコミュニケーションをとる

進行役に必要な条件の一つは、「参加者たちとコミュニケーションを取れること」です。たとえ経験がなくても、コミュニケーション能力が高ければ進行役を果たせます。

他人の意見をしっかりと聞けること、そして決断力を示せることも進行役に必要な条件です。

(3)ミーティング進行のコツをつかむ

進行役はミーティングの雰囲気を常に気にかける必要があります。1時間以上のミーティングになると、参加者の間に疲労感が出てしまい、ゆるんだ空気になることがあります。

そのときに進行役がやるべきことは2つあります。1つは「5分間でアイデアを出そう」などのように、空気を引き締めることです。もう1つは「5分間コーヒータイムにしよう」とリラックスさせることです。どちらを選択するかは、ミーティングの進行状況を見て決めるようにしましょう。

ミーティングの場の空気を読み取るのも、進行役に必要なスキルです。

【番外編】ミーティング時にあると便利なグッズ

「え、こんなグッズあったんだ...」

ありそうで思いつかないような仕事で使えるグッズをここでは紹介します。

一言でいうと、「持ち運べるホワイトボード」です。お客様の声から生まれた商品であり、持ち運び・付属品・使い勝手すべてにおいて高性能なホワイトボードになります。
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よいミーティングの進め方には準備と進行役が重要!

いかがでしたでしょうか?今回の記事のおさらいをしましょう。

【ミーティング前の準備】

  • 事前に参加者の人選と絞り込みをする
  • 参加者にミーティングの目的を事前に共有する
  • 事前に資料を参加者に渡して会議時間を決めておく
  • アジェンダを作成しておく

【ミーティングの進め方のポイント】

  • 進行役がミーティング冒頭に目的を伝える
  • 会議の途中で合議する
  • 議事録をつける
  • ミーティングの終わりに進行役がまとめる

【ミーティングの進行役の3つの条件】

  • 進行役が果たす役割を理解している
  • 進行役の条件は参加者たちとコミュニケーションが取れる
  • 進行役はミーティングのコツをつかむ

ミーティングの進め方で進行役やリーダーが果たす役割は、とても大きいものです。経験がないからといって、不適切だとはいえません。経験者は自分のやり方が身についているので、会議はスムーズに流れます。ただし、新しい議題や目的に沿った結論を導き出せるとは限らないのです。

これから進行役を務めるのなら、ご説明したポイントを実践してみてはいかがでしょうか。

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