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  • 【注意】タイムカードの保管期間は3年間!便利な保存方法を紹介

【注意】タイムカードの保管期間は3年間!便利な保存方法を紹介

「タイムカードはいつまで保管しておけばいい?」
「どうやって保管するといい?」

タイムカードは日々の従業員の労働時間を記録し、どのくらい業務をしたかを証明する重要な書類です。記録された労働時間は、健康保険や厚生年金保険などの社会保険・雇用保険(労働保険)への加入や保険料に影響します。

この記事では、タイムカードを便利に保存する方法、および法律上から見たタイムカードの保管義務期間について説明します。保管義務期間を把握し、自社の規模に合ったタイムカードの保管方法を選ぶ際に、お役立てください。
「タイムカードボックス」の詳細

タイムカードは法律で3年間の保管が義務付けられている

六法全書
結論を先にいうと、タイムカードは3年間保管しておかなければいけません。これは、労働基準法109条に規定されている保存年限です。実際に法律ではどのように規定されているのか説明いたします。

労働基準法で保管期間は規定されている

労働基準法の第109条には、記録の保存として以下の内容が定められています。

[第百九条]使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。

(引用元:「労働基準法」e-Gov

タイムカードは「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に当たるため、3年間は最低限保存(保管)しておかなくてはなりません。タイムカード以外にも、出勤簿や残業命令書・労使協定書、また労働者が記録をした労働時間報告書などの文書は、この「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に当たります。

それでは、この3年間とはいつから数えて3年間なのでしょうか。

保存義務期間の起算日は最後に記録をした日

タイムカードの保存義務期間はここまで見てきた通り3年ですが、いつから計算するべきかは「起算日」で決まります。

起算日についても法律で定められていて、タイムカードの場合は労働基準法施行規則第56条5号で「完結の日」が起算日です。完結の日とは、そのタイムカードが最後に記録された日を指します。

つまり、従業員が最後に出勤した日のことです。この日から3年後までが保存期限になっています

[第五十六条]法第百九条の規定による記録を保存すべき期間の計算についての起算日は次のとおりとする。

五 賃金その他労働関係に関する重要な書類については、その完結の日

退職者のタイムカードも雇用契約書や労働条件通知書などの雇用や退職に関係する書類と共に、最後に出勤をした日から3年間は保管しておかなければなりません。

実際に、退職した社員が未払いの退職金300万円を巡って訴訟を起こした事件がありました。使用者である会社はタイムカードの公開に応じず、社員自らが計算した退職金は支払えないとしました。

しかし、裁判所は会社がタイムカードを破棄していると判断し、社員が計算した残業(時間外労働)時間を正当なものとして認めました。結果として、会社は敗訴しました。

このような事例があり、タイムカードは勤怠データとして大切な書類であるため、退職した社員のタイムカードもしっかりと保管しておきましょう。

タイムカードの保存義務期間がはっきりとしたところで、タイムカードを便利に保管する方法について紹介しましょう。

タイムカードをオフィスで保管する3つの方法

会社のロッカー
タイムカードは人事・労務管理上の重要な書類です。そのため、使用者である会社には定められた期間まではきちんと保管しておく義務があります。

タイムカードを保管する方法には3つあります。

  1. 紙媒体での保存
  2. 電子データ:CD-ROMなどのデジタルデータ記録媒体への保存
  3. 電子データ:勤怠管理システムの導入

それぞれの保存方法について、もう少し細かく見ていきましょう。

1.紙媒体での保存方法

事業規模がそこまで大きくない企業では、紙媒体での保存で十分です。量に応じて収納ケースなどのオフィス用品を使うか、段ボール箱で仕分けするかを決めて、いざ必要になったときに取り出しやすくします。

2.【電子データ】デジタルデータ記録媒体に保存する

CD-ROMでデータを保管
従業員・派遣社員やアルバイトなど、タイムカードを発行する人数が多くなってきたら、電子データでの保存を検討しましょう。CD-ROMなどのデジタルデータ記録媒体に格納する場合は、データ改ざん防止のためPDF形式を採用します。

《タイムカードPDF化の豆知識》
タイムカードをスキャナなどで取り込んでPDF化する際、スキャナにもよりますが全文検索できるようにしておくと、後からピンポイントで検索できて便利です。

3.【電子データ】勤怠管理システムを導入する

更に事業規模が大きい場合は、経理の効率化なども含めて勤怠管理システムを導入するという方法もあります。紙媒体やCD-ROMでの保存は従業員の数が増えると、コストがかかってしまいます。必要な情報がアーカイブされて、いつでも取り出せるので便利ですが、初期コスト・運用コストがかかります。

タイムカードをしっかり保管しておくための2つのコツ

会社側が過去のタイムカードを見返すときは、主に監査部や労働基準監督署の監査の対応時です。労働基準監督署の監査時には、タイムカードや出勤簿をはじめ14種類の書類の提示が求められます。

また、保管義務期間が終了して廃棄する場合や、労働者側から残業代未払い請求などで訴えられた場合にも、タイムカードや給与明細などの労働関係書類が必要になると考えられます。そこで、タイムカードの保管は以下に配慮して保管しましょう。

  1. 年月ごとにまとめる
  2. 年月内では社員番号でソート(分類)

年月と社員番号で取り出しやすいように整理しておけば、大抵のパターンで困ることはありません。具体的な保管方法についてもう少し細かく説明します。

1.年月ごとにまとめる

年月ごとにまとめておくことによって、労務管理担当者が破棄する場合にもどのタイムカードを破棄したらいいのかがわかりやすくなります。また、労働基準監督署の監査時には「〇〇年〇〇月分を提出してください」と年月で指定されますのでおすすめです。
年月ごとにタイムカードを効率よく保管するには、コツがありますので紹介しましょう。

(1)紙媒体:量によって収納ボックスなどを活用

紙媒体の場合は、オフィス通販のカウネットで販売している保存期間が3年の「タイムカードボックス」がおすすめです。年月ごとにサッと取り出せ、インデックスも「社員用」「アルバイト用」などと付けて上手に活用すれば、特定の社員データも探しやすくなります。蓋付きで2段までなら積み重ねて保管できるため、保管スペースを有効活用できます。
「タイムカードボックス」の詳細

(2)CD-ROMなどのデジタルデータ記録媒体:年月ごとに媒体を分ける

CD-ROMなどの記録媒体を使ってタイムカードの情報データを記録する場合は、年月ごとに媒体を分けて分かりやすくしましょう。記録媒体節約のため、データを詰めて入れ込もうとすると、後から非常に探しにくくなります。

2.年月でまとめたら社員番号で分類する

ファイルのインデックス
年月でタイムカードをまとめたら、後はその単位ごとに社員番号でソート(分類)しておけば大丈夫です。

(1)紙媒体:インデックスを活用

後から探しやすいように一定単位ごとにインデックスを付けておくとよいでしょう。
例えば、社員番号の1~100まで、101~200までのようにインデックスを付けておくとよいでしょう。

(2)CD-ROMなどのデジタルデータ記録媒体:ファイル名称は社員番号+社員名

タイムカードをPDF化する場合は、ファイル名称を社員番号+社員名にしておくとわかりやすく、ソートしても社員番号順に並びます。

【まとめ】タイムカードは3年間の保管が必要

タイムカードを保管するべき期間と便利な収納方法をまとめました。

  • タイムカードの保管方法は、紙媒体・PDF化してデジタルデータ記録媒体・勤怠管理システムの3パターン
  • タイムカードの保管義務期間は労働基準法第109条にて3年間と定められている
  • タイムカードの便利な保管方法は「年月でまとめ」「社員番号で分類」

タイムカードは人事労務関係書類となる重要な書類ですので、求められたときにはすぐ出せるようにしておきましょう。

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