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シーン別の効率的なメモの取り方と練習方法

仕事の中で「電話対応が苦手...」「電話のたびに緊張してしまう...」という人は少なくありません。しかし、電話対応は働くうえで避けては通れないことであり、社会人としての基本スキルでもあるため、ぜひ習得しておきたいもの。

この記事では、電話対応の基本をはじめ、対応の具体例や上手なメモの取り方など、電話対応が上手になるさまざまな方法を解説していきます。

電話対応でのメモの取り方の基本

基本は手書きで紙にメモ

手書きよりもタイピングのほうが早いという方も多いかもしれませんが、キーボードを打つ音は相手の電話口に大きく響きます。そこで電話がかかってきた際には紙にメモを取るのが基本です。電話機の横にはいつもメモ帳とペンを用意しておくと手間取りません。

3つのキーワードを忘れずにメモを取る

電話対応のメモで外せないキーワードは「いつ・誰から」、「用件」、「先方の連絡先」の3つです。

まず電話を取った時点で日付と時刻を記入します。それから先方の会社名と名前も確認しましょう。手書きだとすべての内容をメモすることはできないので、要点だけをまとめて記入します。最後にこちらから連絡する場合の連絡先と先方の担当者の名前を再度確認します。

聞いた内容はしっかりと復唱しながら記入して特に電話番号や名前の記入ミスがないように気をつけます。

担当者に伝えるまでが“仕事”

電話のメモでよくあるトラブルがメモを担当者のデスクに置いていつのまにか紛失してしまうことです。トラブルを避けるために、テープで貼るなどしっかり固定し、担当者が戻ってきたときには必ず連絡があったことを口頭でも伝えるようにしましょう。

効率的なメモの取り方

日付と場所を必ず書く

電話対応時に限らず、あらゆるシーンでメモする際に欠かせないのが、日付と場所です。まずメモした日付と、どこでメモしたかを書きます。仕事内容を書いたら、納期や完了日、締め切り日などの日付も忘れずに書きましょう。

こうすることでミス防止になりますし、後から相手に内容確認する際にもスムーズになります。

簡潔に且つわかりやすく書く

メモを取るのに「短ければ短いほど端的でよい」と思っている方も多いですが、内容を単語だけでメモしていると、見返したときに必要な情報を書き忘れていたり、情報量が少なすぎて思い出せなかったりすることも起こります。

そこで簡潔且つ、見返した時にわかりやすいようメモするポイントとして、「誰が」「何を」「どのように」「いつまでに」「どうやって」「なぜ」といった情報も含めた文章にしておくと、後から見返しやすくなります。

自身の考えも簡潔に書く

ミーティングなどのシーンで、言われたことをメモに書いているだけでは、ただ作業手順を作っているにすぎません。

メモを取りながら、余白部分には自分が感じたことや疑問点、意見、考えを書いておくと、後から相手に確認したり改善案を提出したりするときにも、自分の考えを言語化しやすくなります。

早めに紙やPCなどに転記(清書)する

人から指示された順番通りにメモしたままにしておくと、後から探したい情報がどこに書いてあるのか、どこから作業したらよいのかわからなくなってしまいます。そのため急いで書いたメモは、デスクに戻ってから紙や、PCに清書するようにしましょう。

メモした内容をきちんと清書するだけで、頭の中で内容を整理して記憶しやすくなります。清書する際には、仕事内容や時系列に合わせてカテゴリ分けして、インデックス(PCならタグ)を付けておくと、後からの仕事がスムーズです。

シーン別のメモの取り方

上司からの指示をメモする場合

社会人の中でも特に新社会人の方は、上司に呼ばれたときのメモ持参は必須のビジネスマナーです。上司からの指示は業務上の命令なので、自分が行わなければならない作業・期日を正確にメモするようにします。

会議やミーティングの場合

会議で交わされる会話は、メモを取るスピードよりも速く展開されることがほとんどです。主に決定事項など、要点を書き留めることに集中するテクニックが求められます。確認事項も時間が経つと忘れてしまうことがあるので、余白部分にメモするようにします。

取引先との商談の場合

商談は社外での活動のため、メモの取り方はより重要です。メモし忘れたことを何度も質問すると、商談相手に度々迷惑をかけることになります。メモを取ることに集中しすぎて、重要な部分を聞き逃さないように注意しましょう。

講習会やセミナーの場合

講習会は自分を磨くための場です。メモを取るときには、自分を高めるために重要な情報を、しっかり持ち帰れるようにすることが重要です。話された内容や、配布された資料をそのままメモするのではなく、実践したいアイデアや、活用したいデータを抜き出してまとめておくと、後になって役立つ情報財産になります。

メモの取り方の練習方法

要点をまとめる練習をする

要点をまとめる練習に効果的なのが、ニュース番組のメモです。5分間ほどのニュースを聞きながら内容をメモして、終わったらメモを見ながら声に出して、内容を説明します。

こうした練習を繰り返すと、自然と要点をメモできるようになります。また、頭の中で考えを整理しながら相手の話を聞く習慣がつくので、仕事効率も向上します。

手書きで何でも書いてみる

「メモを取るのが苦手……」という方は、手書きで何かを書くという機会が生活の中で少ない方がほとんどです。そこで、メモの取り方を向上させるために、毎日の中で「今日の予定」「やること」「思ったこと」など、なんでも紙に書く習慣をつけてみましょう。

便利グッズを活用してみる

メモの取り方とはちょっと話がそれてしまうかもしれませんが、活用しているメモ自体を工夫する方法もあります。

例えば、「片手で書いてもすべりにくいメモ」という商品があります。「底辺に滑り止めがついている」メモで、電話中でも片手でメモをとれる優れものです。
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メモの取り方をおさらい

今回ご紹介した情報をまとめてみましょう。

【電話対応でのメモの取り方の基本】

  • 基本は手書きで紙にメモ
  • 3つのキーワードを忘れずにメモを取る
  • 担当者に伝えるまでが“仕事”

【効率的なメモの取り方】

  • 日付と場所を必ず書く
  • 見返しやすいよう簡潔に且つわかりやすくメモする
  • 自身の考えも簡潔に書く
  • 早めに紙やPCなどに転記(清書)する

【シーン別のメモの取り方】

  • 上司の指示は正確にメモする
  • 会議やミーティングの場合は要点などを簡潔にメモする
  • 取引先との商談の場合話すことに夢中になりすぎないようにする
  • 講習会やセミナーの場合はデータなどもメモすると後々役立つ

メモは基本を大事にすれば、ミスなく用件を伝えることができます。効率のよいメモを取る技術は家でテレビを見ながらの練習でも磨くことができます。

上司からの指示や会議、取引先との商談など、シーン毎にポイントとなるメモの取り方もご紹介しました。ご紹介した情報を取り入れて、効率的なメモの取り方を習得しましょう。

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