オフィスのお悩みレスQ

  • 書類をスッキリ収納する方法と書類整理の便利グッズ紹介

書類をスッキリ収納する方法と書類整理の便利グッズ紹介

「大切な書類がどこにあるかわからない!」特に時間がないときなどは、焦って探せば探すほど、必要なものはなかなか見つからないものです。普段からデスク周りの書類は整理整頓を心がけたいものですが、実際は難しいという人も多いでしょう。

本記事では、書類の収納方法や整理するためのグッズについてご紹介します。

オフィスの書類を整理するためのグッズ

デスク周りは、気がつかない内に書類が山のようになって、大事なときに重要な書類が見つからないという経験のある方も多いのではないでしょうか。簡単に書類を整理整頓できるグッズで、デスク周りをスッキリまとめましょう。

ファイルボックス

書類が探しやすい簡単5分類ファイルボックス

付箋の役割を果たしているインデックスシートのおかげで必要な書類がどこにあるのか管理しやすくなります。

「書類が大量で探しにくい」といった悩みを抱えた方におすすめのアイテムです
「書類が探しやすい簡単5分類ファイルボックス」の詳細を見る

PP製ファイルボックス横100仕切り

入れる書類の厚さに合わせて仕切板が動かせる仕組みになっています。

また底板には、巻き込み防止機能が付いているので、薄い書類もたわみにくいのがポイントです。
「PP製ファイルボックス横100仕切り」の詳細を見る

縦置きファイルスタンド

重要書類は横置きレターケースに収納しておきますが、保管する期間の短い書類や頻繁に出し入れする書類には、縦置きファイルスタンドが活躍します。

「すぐに使う書類だから…」とデスクの上に置いておくと、すぐにデスク上が散らかって仕事効率も下がります。縦置きのファイルスタンドなら、たくさんの書類の中からでも必要なものが見つけやすくデスクもスッキリとした印象になります。

マグネットポケット

金属面に貼り付けられるマグネットタイプの書類用ポケットです。デスクから離れるときに持ち出さないといけない封筒や書類などの一時的な保管場所として便利です。マグネットで自由な場所に取り付けられるので、デスク周りの収納力がアップします。

セキュリティバッグ

個人情報の含まれた書類や見積書など、重要な書類の管理に重宝するセキュリティバッグ。市販の南京錠などを取り付けられるものも多く、重要書類をしっかり他の一般書類と分けて収納できます。

メモスタンド

タスク管理を付箋で行っている人が多いですが、あると便利なのがメモスタンドです。モニターに貼り付けるとパラパラ落ちたり用件をうっかり忘れてしまうこともありますが、メモスタンドなら付箋がきれいに貼れるので見た目にもスッキリです。

書類の収納方法

スッキリ見せるコツ1「捨てる」

書類収納のコツは「捨てる・ラベル・縦置き」です。まず重要なのが不必要な書類を捨てることです。

デスク周りには気をつけていないと、必要のない書類の山ができてしまうこともあります。必要のない書類まで収納すると、限られた収納スペースに大量の書類が入ることになるので、見た目もスッキリとしません。

朝イチで仕事に取りかかる前に、必要のない書類を処分する習慣をつけるだけで、デスク周りはスッキリします。

スッキリ見せるコツ2「ラベル」

必要な書類はレターケースやファイルスタンドを使って収納しますが、必ず見出しラベルを取り付けるようにします。こうすることで、書類の内容を1枚1枚確認しなくても、ラベルを見るだけで書類が見つかるようになり、時間短縮になります。

ラベルのついたクリアファイルでもよいですし、手元にあるクリアファイルにラベルシールを貼ることもできます。

スッキリ見せるコツ3「縦置き」

デスク周りで保管の必要な重要書類以外の横置きは、厳禁です。積み重ねると下のほうの書類が取り出しにくくなりますし、散らかって見えます。ラベル分けされたクリアファイルに入れて、ファイルスタンドに縦置きに収納しましょう。

具体的な収納のコツ

スッキリ見せるコツを踏まえて、具体的な収納のコツを見てみましょう。

例えば購入担当の方なら複数のファイルスタンドを12段のケースにして、それぞれに「1月」から「12月」と記載してラベル分けします。こうしておくと毎月の発注書が時間軸で分類されているので、数カ月前の発注リストを見つけるのも簡単です。

また、営業担当の方ならファイルスタンドとクリアファイルで散らかりがちな細かい書類も簡単に収納できます。クリアファイルには「本日中」「要確認」などラベルを貼り、タスク表代わりにファイルスタンドで優先度別に書類を管理します。

デスク上には書類が1枚も放置されないようにすると、デスク周りがスッキリ見えます。

100円均一商品を使った書類の収納・整理アイディア

レターケースやファイルスタンドなどは、書類の整理整頓に必須な収納グッズですが、100円ショップにある収納グッズも上手に活用すれば、デスク周りはもっとおしゃれに整理できます。

おしゃれファイルボックス

オフィス収納グッズは無機質なデザインのものが多いですが、100円均一のファイルボックスなら、かわいいものからシックで落ち着いた雰囲気まで、おしゃれなデザインのものがたくさんあるので、デスク周りにちょっとした個性を出すのに活躍します。

スライダーパック

大きさが異なる領収書やレシートでデスクが散らかって見えるときに重宝するのが、スライダーパックです。ジッパー付きの収納パックで、大きさが異なるものもさっとひとまとめで管理できます。種類に合わせていくつかスライダーパックを使い分けるとゴチャゴチャしません。

便利グッズ活用で収納上手になる

今回ご紹介した情報をまとめてみましょう。

【おすすめの書類整理グッズ】

  • 用途がさまざまで汎用性のある「横置きレターケース」
  • 省スペースでも活用できる「縦置きファイルスタンド」
  • 自由な場所で活用できる「マグネットポケット」
  • 重要書類を守る「セキュリティバッグ」
  • 付箋を貼るならモニターよりこっちがおすすめ「メモスタンド」

書類が整理整頓・収納できていないと、デスク周り全体が散らかって見えます。上手な書類収納のコツは「捨てる・ラベル・縦置き」の3原則が重要です。不要な書類はなるべく捨てて、ラベルでわかりやすくし、縦置きにして取りやすくしましょう。

書類を収納するのに必要な事務用品はカウネットのような通販でも気軽に購入できますし、100円均一グッズの中にも使えるものがあります。上手に収納アイテムを使用して、デスク周りをスッキリさせましょう。

文中でも紹介しましたが、オリジナル文具やオフィスグッズの販売サイト「カウネット」の商品をもっと見てみたい方はこちらを参考にしてみてください。
カウネットの商品をもっと見てみる

TOP