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部下が報連相できない原因は上司にある?原因と対策について徹底解説

部下が報連相(ホウレンソウ)してこない
報連相ができない原因と対策を知りたい

「報告・連絡・相談」は社会人として仕事・業務を行ううえでは基本的な能力です。実際、報連相ができない部下に頭を悩ます上司も少なくありません。

しかし、部下が報連相をできない原因は上司にあるかもしれません。頭ごなしに叱るだけでは、本当の解決にはつながりません。

報連相ができるようにするには、どうすればよいのでしょうか。本記事では部下が報連相できない理由を解説。また改善方法を紹介いたします。

報連相ができない人の特徴と原因

実際に部下と上司が報連相できない原因は何なのでしょうか?

特徴と併せて説明します。

報連相ができない「部下」の特徴とその原因

  • 報連相の必要性を理解していない
  • 社風や上司との距離間や信頼関係が構築されていない
  • 上司が怖い
  • 報連相すべきかの判断を自分でしている

誰に何を報告すればいいかわからない

部下が報連相をしない原因の一つに、「誰に何を報告したらよいのかわからない」ということが挙げられます。

特に新卒・新入社員の頃は、わからないことも多く、相談したいことも多いはずです。

そもそも聞いていいことなのかわからない

しかし、「誰に聞いたらよいのかわからないし、聞いてよいことかどうかもわからない」といった人もいるでしょう。

このように、内向的な性格の人にとっては、どうしよう?と悩んでしまい先に進めなくなることが、報連相をしない原因になり得るのです。

報連相の必要性を感じていない

また、部下が報連相をしない一番の原因は、その必要性を感じていないからです。仕事の進捗具合は、上司にとってとても重要な報告事項だとしても、部下にしてみれば、「結果さえ伝えればよいだろう」と考えているかもしれません。

報連相すべきかの判断を自分でしている

これくらいのことなら、相談しなくても自分で解決すれば問題ないだろう

と気軽に考えていることもあるでしょう。

事柄の重要性がわかっていないからこそ、自己判断で行動してしまうのです。

上司が怖い・話しかけにくい

他にも、ミスや失敗の報告は、上司に話しにくいので言えなかったり、叱られるのが怖いので言わずに隠してしまったりすることもあるでしょう。ミスや失敗は言いたくないものですが、ほんの些細なことが後手に回ることで、大きな問題になってしまうこともあります。

部下個人の問題ではなく、社風や上司との距離間や信頼関係も重要な要因になります。

報連相ができない部下をもつ「上司」の特徴とその原因

  • 部下の報告や連絡に耳をしっかり傾けていない
  • 部下とのコミュニケーション不足によるすれ違い
  • 進捗を確認しにいかない
  • 不機嫌そうな雰囲気を出している

部下の声に耳を傾けていない

部下が報連相をしなくて困ると言っている上司ほど、部下の報告や連絡に耳をしっかり傾けていない可能性があります。

部下が話しかけてきたとき、しっかりと目を見て聞いていますか?無意識のうちにPC画面を見たまま、部下の話を聞いていないでしょうか。聞く気が見られない上司の態度が、部下の報連相をするきっかけを失わせます

報連相に対する価値観の違い

また、上司と部下との間に、報連相を行う意味や考え方の相違・すれ違いがあり、それを放置しているために、報連相ができないケースもあります。

部下にとっては単に上司との情報の共有と感じていても、上司にとっては進捗の確認に必要なこともあります。

上司の確認したい内容や事柄が、部下には必要と感じられていなければ「できない」と言われても部下も困るでしょう。

連絡が欲しい件や、上司に相談することなく自分で勝手な判断をしない、などの周知が足りないのかもしれません。コミュニケーション不足がそもそもの根本的な原因でしょう。

【上司編】部下が報連相できないときの改善点と対策

報連相の重要性を説明

一番大事なことは、報連相の重要性を部下に説明することです

報連相が大切なことを部下が理解していれば、報連相をまったくしない状況にはならないでしょう。

もちろん、上司も報連相をしっかり行うことがポイントです。上司が重要視しないのであれば、部下は上司の鏡となり報連相ができないのも当然です。

話しかけやすい雰囲気を作る

また、部下が話しかけにくい雰囲気を、上司が作らないことも重要です。部下が話しかけてきたならば、部下の目を見て応対しましょう。PCや他のことをしながら話を聞くなんてことはもってのほかです。

急用や、どうしても今は時間が取れないのであれば、話が聞ける時間の目安を伝えることが大事です。「後にして」と言うだけでは、いつ伝えたらよいのかわからずに、結局報連相ができないままになります。

部下の報告が多すぎたり、すべてのことについて相談したりしてくる場合には、きちんと教育しましょう。部下にとってはわからないから逐一報告したり、相談したりしているのです。それを上司が面倒に思っては仕事が円滑に進みません。

不要なことと必要なことの線引きや判断基準を教育していけば、報連相の質も上がってくるはずです。

【部下編】報連相できない部下が改善点と対策

報連相の重要性を認識する

部下にとって大事な点は、報連相の重要性をしっかりと認識することです。報連相が行われないことで、自分だけでなく周りを巻き込んで迷惑をかけてしまう可能性があります。

報連相は部下の重要な仕事でもあると捉えましょう。

報連相の頻度を上司とすりあわせする

報連相が面倒なことであるとの認識も改めたほうがよい点です。実は、報連相をしないことのほうが後になって面倒なことになってしまうのです。

報連相をしないままに自分勝手に仕事を行った結果、トラブルが発生しても上司が把握できていないため、対応が後手になってしまうこともありえます。

面倒だと思わずに報連相を徹底したほうが、自分にもメリットがあります。報連相ができない部下には、上司は安心できません。進捗がどうなっているのか、悩みはないのかがまったくわからないからです。そのために、責任ある仕事を任される機会を損失することもあります。

報連相できない人への具体的な4つの指導方法

報連相ができない部下に対して、具体的にどのように上司は指導すればよいでしょうか。「報連相をしなさい!」と言うだけでは指導とはいえません。具体的な指導方法を紹介します。

    【ポイント】

  • 決められた時間に定期報告させる
  • 誰に報告するか、用件ごとに相手を決めておく
  • 一定の作業ごとに声かけを行い進捗を報告させる
  • 進捗が2割→5割→8割のタイミングで相談させる

決められた時間に定期的に報告させるようにする

報告はルールを明確化することで徹底・習慣化されやすくなります。決められた時間、例えば、毎日退社時間17:00に、上司に対してその日の進捗状況を報告させるようにします。急ぎでなければメールでもよいでしょう。

誰に報告するか、要件ごとに相手を決めておく

報連相は誰に伝えるべきであるのかを、上司が部下に教えておきましょう。用件ごとに伝えるべき相手を決めておくことで、報連相をする相手がわからないということがなくなり、報連相が徹底されやすくなります。

一定の作業ごとに問いかけを行い報告させる


とりわけ内向的な性格の部下は、上司に話しかけにくいものです。上司から一定時間ごとに問いかけをしてあげることで、話しかけやすい雰囲気を作ることができます。

作業が終わりそうなときに、部下に問いかけて話を聞いてあげましょう。上司が部下の話を親身に聞くという態度を見せれば、面倒だと思わずに部下も上司に報連相を行うはずです。

進捗が2割→5割→8割の時点で相談させる

報連相で一番大事なのは相談です。相談→連絡→報告の順で行うとスムーズに仕事が完了します。相談をするタイミングは、進捗が2割を完了したと思われる時点で行います。部下の進めたい方向性で間違いがないかを上司が確認します。

その後、半分程度終わった時点で報告と相談をさせます。上司は足りない点や不要な点などのアドバイスをして、求める仕事にずれがないように修正します。8割完了した時点で最後の確認の報告すれば、上司の意図と外れることがないように仕事が進みます。

【番外編】意外なアイテムで部下の報連相が改善できる?

ここからは少し番外編ですが、実はちょっとしたアイテムを活用すれば部下の報連相が改善されるかもしれません。

例えば「メモスタンド」をデスクに置きます。部下は「報告」「連絡」「相談」があった際に、付箋で用件を書いてメモスタンドに貼っておけば自分への注意喚起にもなるし上司がそれをみて気づく場合もあります。(口頭で済むならそちらがベスト)

ちょっとした仕組みを作れば、それがコミュニケーションツールとなる場合もあるので、「便利グッズを活用する」という選択も検討してみてはいかがでしょうか?
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まとめ

  • 部下の報連相ができない理由は、部下だけでなく上司にも原因がある。
  • 上司は部下の話をきちんと聞き、必要に応じて報連相の教育が必要である。
  • 部下は報連相の大切さを認識する必要がある。
  • 具体的に報連相が徹底できるルールを決めよう。

報連相は仕事が円滑に行われるためには、とても重要なことです。報連相ができないのは、部下だけではなく上司を含め会社全体に原因があるかもしれません。

「報連相をしよう!」と言うだけでは何も解決しないので、部下が報連相をしやすい環境やルールづくりを心がけましょう。

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