オフィスのお悩みレスQ

ファイリングを維持する為のコツと分類方法

「うまくファイリングが維持できない」

「ファイリングで業務を効率化したい」

オフィスで書類を整理・保管し、保存、廃棄への流れを運用する、「ファイリング」は、大切な業務の一つです。

ファイリングを維持する為には「コツ」を抑えておくことが大切です。

本記事では、ファイリングを維持する「コツ」、ポイントを抑えながら、書類や資料をきれいに効率よく整理するための方法を解説します。

書類や資料の分類方法とコツ

ファイリングをする為には、はじめに書類や資料を適切に分類する必要があります。その分類法と、分類した資料の整理法について説明します。

ポイント

  1. 不要な書類を捨てる
  2. オフィスで共有化する
  3. 保有期間を決める
  4. 3段階で分類する

1.不要な書類を捨てる

まずはその書類が必要なのかどうか、見極めることが重要です。

明らかに必要だとわかる、領収書等の経費精算に使用するもの、重要性の高い経理書類や保管文書、あるいは現在進行中の仕事に関わる書類。もしくは既に完了していて今後見返すことはないと言い切れる不要な書類であれば、簡単に見分けられます。

悩ましいのが、今は不要だが見返す可能性がゼロではない書類でしょう。これらは保管期間を決めておくのが有効です。

例えば、毎年作成するような「年度別文書」といわれる書類(年度計画、議事録など)は、一般的に、2年間使用しなければ処分してしまってよいといわれています(会社文書として法律で保存年限が決められているもの以外)。

日々見返すマニュアルなどの「資料扱い文書」は置いておく、というようなルールを決めることも大事です。「何度見直したか」の観点で、一度分類してみましょう。

2年間見直してないものは、必要ない可能性が高いです。不要な書類については、思い切ってシュレッダーにかけて廃棄してしまいましょう。

もう一つの指標に、「再入手ができるかどうか」という決まりも良いでしょう。廃棄すべきか迷う書類、資料は、データとして保存していませんか?確認してみましょう。

家庭等でも同様です。机の上の書類は本当に必要なものでしょうか。「念の為」取ってある書類に、捨てたことを後悔するものは少ないはずです。そして残った必要な書類を管理し、ファイリングする。それが書類整理、文書管理の第一歩です。

2.オフィスで共有化する

同じ書類を、みんなが持っている事はありませんか?もしオフィスで共有できれば、それぞれが保有する必要はありません。

スペースの節約と、コストの節約にもつながります。オフィスのみんなで原本を管理しましょう。

3.保有期間を決める

保存するか、もしくは処分するか、保有期間に制限を設けましょう。

ファイリングを維持するためには、定期的な判断が必要です。週に一度、月に一度など整理の時間を設ける事が良いでしょう。コツは「あいまいにしないこと」です。

継続的にファイリングをすることで、内部統制が強化され、重要な書類の紛失を防ぐことにもつながります。統一的な文書保存、ファイリングを心がけましょう。

4.3段階で分類する

ファイリングにおける分類では、「大分類」「中分類」「小分類」と3段階に分けて行うことが大切です。

例えば、あるプロジェクトを大分類とすれば、企画、実施、人員などを中分類とし、実施する際に発生する支払いの見積書などは実施に紐付けられた小分類とする、といった具合です。

書類や資料、名刺の整理方法とコツ

次に書類・資料の整理法を見ていきましょう。

整理法

  1. ラベルで整理
  2. 五十音順に整理
  3. 時系列に整理
  4. デジタルに整理
  5. 名刺の整理方法

1.ラベルで整理

ファイル整理の中で代表的なのが、ラベルにタイトルを書いて書類に貼っておく方法です。

一時的なものであればインデックスシールに手書きしてもよいですし、恒常的に使う場合はテプラなどを使うと便利です。またファイリングのラベルを右端の上に貼っておくと、縦においても、横においても対応できるのでおすすめです。

2.五十音順で整理

書類の名前に従って五十音順に整理するのも、直感的にわかりやすく、メジャーな方法です。名前さえきちんと覚えていれば、後からすぐ見つけることができます。

3.時系列に整理

五十音順での整理方法では、文書の名前を忘れてしまうと後から見つけることが難しくなりますが、その文書を最後にいつ使ったかというのは意外と記憶に残っているものです。

使用するたびに手前に持ってくるように時系列で管理するとよいでしょう。

4.デジタルに整理

膨大な文書の中から必要なものを即座に見つけ出すには、アナログよりもデジタルの技術を使うのがおすすめです。

デジタル化しておけば、タイトルやカテゴリ分けの変更も容易ですし、紙の文書でも、スキャンした画像に含まれる文字を読み取る技術が取り入れられたソフトやアプリを使うことで、文字検索が可能になります。

5.名刺の整理方法

書類と同様、名刺の管理方法も知っておきましょう。もらった名刺をそのまま保管しているだけでは、名刺を管理しているとはいえません。

名刺ホルダーを使った方法やデジタル化するなど、いくつかの方法があります。滅多に会うことがない人は別の保管場所に移したり、一度きりしか会っていない人は思い切ってシュレッダーにかけるなど、名刺でも必要なもの、不要なものの分類から始めるのがコツです。

ここから具体的な管理方法を2つご紹介します。

名刺ホルダーで整理

もっとも代表的な手法が「名刺ホルダー」を使用する方法です。クリアファイルタイプと、ボックス型のタイプがあります。

両タイプとも、50音順で会社順、名前順に保管しますが、クリアファイルは入替の手間がある為、ボックス型の名刺ホルダーが便利です。

ただし、いずれもアナログな方法な為、名刺を探すのに時間がかかります。最近は、IT化が進む中、名刺管理でのデジタル化が普及してきています。

【関連記事】
クリアファイルの整理術|家庭や仕事で役立つ便利グッズで書類整頓!

デジタルで整理

名刺の情報をデータ管理する「デジタル化」をするには、「スキャナで名刺を取り込む」、「カメラを使用し、専用アプリで管理する」の主に2通りの方法があります。

名刺管理アプリには、パソコンとスマートフォンでデータを同期することが可能なものや、名刺情報を安全なクラウドセンター上にて、個人ではなく企業単位で管理しているものなど、使用用途によって自分に合ったサービスを選ぶことができます。

デジタル化していると、紛失しない上、検索ができたりと、非常に便利です。

書類をキレイに整理するファイリング手法と用品

上述の方法で整理した文書は、用途に応じて適切なファイリング用品を使って管理するようにしましょう。

以下に主要なファイリング手法とそれに役立つ用品をご紹介しますので、文房具店で実際に手に取って見たり、カウネットなどオフィス用品を販売しているオンラインショップを利用して自分に合ったものを探してください。

バーティカルファイリング

バーティカルファイリングの画像
ラベルを貼った厚紙製のフォルダと専用のキャビネットを使い、書類を垂直(バーティカル)に収納する方法を、「バーティカルファイリング」といいます。

アメリカで開発されたファイリング手法で、戦後に日本に導入されてから一気に普及し、秘書検定でも出題されるなど、国内の代表的なファイル管理方法の一つです。

2〜4段の引き出しを持ったキャビネットに垂直に収納するのが一般的で、スペースさえあれば、どれだけ大量であっても文書を適切に管理することができます。書類を綴る方法と比べて、穴を開ける手間がなく、余計な厚みが生まれないというメリットがありますが、ラベル位置の関係から、自分の目線より上には置けないというデメリットもあります。

バインダーでファイリング

バインダーの画像
書類に穴を開け、バインダーに閉じていく方法も、ファイリングではよく使われています。

大分類ごとにバインダーを用意して、その中で中分類や小分類の見出しをつけることで、プロジェクトごとに関係するファイルを管理したり、年度ごとに作成した文書を取り扱ったりすることが可能になります。

また、バーティカルファイリングに比べて書類を紛失するリスクが少なく、大分類単位での持ち運びが容易というメリットがあります。

ボックスでファイリング

ボックスの画像
ボックスファイリングは、これまでに見てきたバーティカルファイリングと、バインダーを用いたファイリングの長所を併せ持つファイル管理方法です。

キャビネットの代わりに手頃な大きさのボックスを大分類ごとに用意し、その中に中分類・小分類に該当する厚紙製のフォルダを入れ、それぞれに関係する書類を差し込んでいきます。

穴あけの手間や余計な厚みがなく、出し入れが簡単というバーティカルファイリングのメリットと、置き場所を問わずに持ち運びも可能というバインダーを用いたファイリングのメリットの両方を併せ持っています。

取っ手付き持ち運べるファイルボックス

強度に優れた布素材で、便利な取っ手付きのファイルボックスです。
取っ手付きファイルボックス
持ち運びたいときは両サイドの取っ手で持ち運べるので機能性も抜群に高いです。
「取っ手付き持ち運べるファイルボックス」の詳細を見る

管理しやすいパーソナルフラットファイル

透明ポケット付きで、穴をあけられない用紙や大きさの違う書類も管理可能なファイルです。
パーソナルフラットファイルの画像

ファイル自体の素材もいいので、長期間活用できます。
「パーソナルフラットファイル」の詳細を見る

カウネットの商品をもっと見てみる

まとめ

今回ファイリングのコツについて改めて振り返ってみましょう。

書類、資料の分類法

  • 不要な書類を捨てる事からファイリングを始める
  • オフィスで共有できるものは原本管理でスペースもコストも節約
  • 保有期間を決めて、定期的なファイリングを維持

ファイリング用品は用途に合わせて使い分けましょう。

  • 大量の文書を適切に管理できるバーティカルファイリング
  • 書類の紛失防止や持ち運びに適したバインダーでのファイリング
  • バーティカルとバインダー両方のメリットを併せ持ったボックスを使ったファイリング

この記事で最初にご紹介した書類の分類方法では、まずその書類が自分にとって必要かどうかを判断することが大事。

また、必要な書類を分類するにあたっては、大・中・小と3段階に分け、プロジェクトや年度などを大分類とし、それに属するカテゴリを中分類、さらにそこに紐づく内容を小分類として整理するコツを学びました。

さらに、それぞれの文書はインデックスシールやテプラなどでラベルを貼ったり、書類名称で五十音順に並べたり、使用した時系列で整理したりと、いくつかの手法があることもご理解いただけたかと思います。

記事の後半では、専用キャビネットに書類を垂直(バーティカル)に差し込んで保管することで、大量の文書を適切に管理できるバーティカルファイリング、書類の紛失防止や持ち運びに適したバインダーでのファイリング、バーティカルとバインダー両方のメリットを併せ持ったボックスを使ったファイリングと、メジャーなファイリング手法を3つご紹介しました。

今回の記事を参考に、ご自身の用途に合ったファイリング方法を見つけてください。

TOP