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事務所開設の流れと具体的な準備内容&費用

個人事業主として順調に売り上げも増えてきており、そろそろ専用の事務所を構えてみたい、と考えていながらなかなか実行に移せない人も多いのではないでしょうか。ですが、各種の手続きや費用など、事前に把握しておけば不安も解消できます。

本記事では、事務所開設をする際に知っておかなければならない情報について解説します。

事務所開設の概要

はじめに、事務所を開設するための大まかな流れを確認し、それぞれの手続きについて、具体的に必要な作業を考えてみましょう。

事務所開設の流れ

まずは所管の税務署で事業開始の届出をする必要があります。そのあと、不動産会社の仲介のもと物件の選定を行います。場所が決まれば、内装やオフィス用品、通信環境などハード面の手配と、顧客の開拓に向けた広告などソフト面の準備を行い、将来的には人材の募集などに着手することになります。

事務所開設に必要な手続き

上述した事業開始の手続きは、事業税の納税が必要かどうかで、提出する税務署が異なりますので注意しましょう。その後行う事務所物件の契約手続きでは、屋号・住所・代表者名・事業内容・取引銀行名などを記入のうえ、申し込みます。

個人事業主のオフィスの種類

自宅

自分の住まいをオフィスとして使用することも一つの選択肢です。個人事業の開業届出書の提出も現住所所管の税務署に提出するだけで済みますし、備品やインターネット回線などのインフラを新しく設置する費用もかかりません。その代わり、マンションなどでは契約上登記ができない場合があります。

バーチャルオフィス

登記や郵便物転送が可能な住所、電話番号、会議などに使えるレンタルスペースなどを、比較的安価に手に入れられるサービスがバーチャルオフィスです。

自宅の住所では登記ができない、固定電話が自宅に設置されていない、といった場合には低コストで個人事務所として必要な機能が揃うバーチャルオフィスがおすすめです。

レンタルオフィス

不動産会社と契約して貸事務所などに入居すると、オフィス用品やネットワーク環境などの構築も含めて相当な初期費用が必要となりますが、あらかじめ備品などが揃っているレンタルオフィスであれば、サービス形態や料金体系を確認してうまく活用することで、費用を抑えたうえで自宅以外に自分用のワークスペースを確保することができます。

個人事業主と株式会社のメリット&デメリット

この記事では、個人事業主として開業することを前提に事務所の開設についてご紹介してきましたが、ここで個人事業主と株式会社の違いについて確認しておきましょう。

個人事業主の概要

個人事業主のメリット

交際費が発生した場合、株式会社と違って全額を損金として経理処理できます。また、家族に給料を支払う場合、届け出さえしておけば必要経費として算入できます。

個人事業主のデメリット

法人である株式会社に比べれば当然信用度は低いため、資金の調達や大規模案件の受注には困難が伴います。

株式会社の概要

株式会社のメリット

信用度が高く、比較的資金調達が容易で、税制面での優位性があるため、利益率が高くなればその分課税額も有利になります。

株式会社のデメリット

各種の手続きが煩雑なうえ、社会的な責任や利害関係者の多さから、簡単に事業を清算できません。

事務所開設に必要な費用

続いて、事務所を開設するのに必要な費用についてご説明します。

事務関連の備品

パソコンやオフィス用の家具などで、およそ10万円〜20万円程度が必要です。

通信・電気関連の初期費用

電気工事、LAN設備の工事などで、およそ15万円〜25万円がかかります。

広告費

ボリュームによって大きく異なりますが、ホームページの構築で10万円〜40万円前後、名刺の印刷費用(1,000枚)で1万円〜5万円程度必要になります。

レンタルオフィスの場合にかかる費用

レンタルオフィスは既に備品やインフラが整備された状態で入居することができますが、賃貸契約の保証金にあたる「入会金(初期費用)」が必要になる場合があります。相場は月額費用の10カ月程度ですが、入会金無料のところも少なくありません。

また、実際に使用できる電話を利用する場合は月額5,000円程度、電話の一次対応を行う秘書を置く場合は月額10,000円程度が必要です。トータルで、50万円~150万円程度を見積もっておけばよいでしょう。

事務所開設に必要な備品リスト

最後に、事務所開設に必要となる備品についてご紹介します。

印鑑等

各種手続きに必要なものとして、実印・代表印・認印などがあります。朱肉やマットも併せて揃えましょう。

PC、PC関連の備品

業務に使うパソコンとスキャナ機能付きプリンタ、ハードディスクなどの関連機器も必要になります。

オフィス家具

業態によって必要なオフィス家具は異なりますが、机と椅子の他、ホワイトボード、収納棚やロッカーなどはあったほうがよいでしょう。

事務用品

ペン、ノート、付箋、はさみ、カッターナイフ、ファイル、クリアホルダー、ホッチキスと針、電卓、クリップ、封筒など。

例えば事務所開設にあたって、クリアファイルの管理が意外と大変なはず。
そんな時に役立つ便利アイテムがこちらです。

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強度に優れた布素材で、便利な取っ手付きのファイルボックスです。

持ち運びたいときは両サイドの取っ手で持ち運べるので機能性も抜群に高いです。
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フラットファイル背補強タイプ

ファイルの背の部分を補強しているため、背に指を引っかけて取り出す際に安心なファイルです。

留め部分は再生ポリスチレン樹脂を採用し、曲げやねじれに強いのが特徴です。
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清掃用品

掃除機やゴミ箱、洗剤など、オフィスを清潔に保つための備品も揃えておきましょう。

そのほかの備品

時計や傘立て、タイムレコーダー、コピー機、シュレッダーのほか、冷蔵庫やポットなども必要になります。

まとめ

事務所を開設するためには、まずは手続きなどの大まかな流れを把握したうえで、自宅やバーチャルオフィス、レンタルオフィスなど自分に合ったスタイルを検討することが必要です。

個人事業主と株式会社の違いについても理解し方針が決定したら、開設に伴う手続きを行い、備品費や工事費用、広告費などを調達し、実際に印鑑やパソコン、オフィス家具、事務用品などを準備します。また、オフィス用品や家具は、カウネットなどのインターネット通販を利用して購入することもできます。

これまで事務所の開設に躊躇していた人も、この記事を参考に開設を進めてみましょう。
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